Dé oplossing voor chaos in een gedeelde mailbox

door Ingeborg · 10 maart 2021

Veel teams hebben problemen met het werken in een gedeelde mailbox. Komen deze problemen jou ook bekend voor? Dan is de software van MailFlowr wellicht iets voor jou. In dit blog lees je 3 veelvoorkomende issues. Interesse? Vraag vandaag nog een gratis demo aan of kijk op de website van MailFlowr.

1. Geen overzicht in de mailbox

Het gaat als volgt: je hebt meerdere collega’s die zich aanmelden bij dezelfde, gedeelde mailbox. Het is onduidelijk wie op een specifieke e-mail reageert en welke berichten de hoogste prioriteit hebben. Het resultaat: chaos in de mailbox!
Deze aanpak kan leiden tot grote problemen, zoals:

Dubbele antwoorden: Omdat er geen manier is om bij te houden wie een handeling uitvoert, kan het zo zijn dat twee collega’s op hetzelfde bericht reageren. En wat nu als ze tegenstrijdige reacties geven aan de klant of het contact? Nou, dat is nogal beschamend!

Gemiste berichten: Collega A denkt dat collega B reageert op de mail, Collega B denkt dat collega A reageert op de mail, maar ondertussen wordt die urgente e-mail van de klant niet beantwoord. Gevolg: klachten en gefrustreerde klanten…

Lagere productiviteit en frustraties in het team: schakelen tussen e-mailaccounts, zoeken naar gemiste berichten en constant moeten vragen: “Hé, heeft iemand dit al in behandeling?”. Dit is niet goed voor de efficiëntie, maar het is ook echt frustrerend voor het hele team.

Geen (klant)informatie kunnen vinden: Met een simpele inbox kun je niet gemakkelijk eerdere correspondentie met je klanten doorzoeken. Wat is de status van de relatie, wat heb je eerder al toegezegd, enz. Misschien heb je een korting beloofd bij de volgende aankoop. Of misschien belt deze specifieke klant al voor de derde keer en moet je nu echt handelen als je deze klant niet wilt verliezen…

Meestal is dit het stadium dat teams beseffen: “We hebben hier echt een probleem.”

2. De doorstuur mentaliteit en overvolle individuele mailboxen

“Weet je, ik wou dat ik meer e-mails kreeg.” Nee, dat hoor je nooit iemand zeggen…
Om toch op de hoogte te blijven van alle e-mailactiviteiten, stellen sommige teams regels in voor het automatisch doorsturen van berichten vanuit een gedeelde inbox naar een individuele mailbox. Collega’s CC-en of BCC-en handmatig hun teamgenoten om iedereen op de hoogte te houden.
Problemen bij deze aanpak:

Overvolle inboxen: teamgenoten eindigen met een eigen mailbox vol lange discussies en niet relevante forwards, cc’s of “allen beantwoorden”. De mailboxen lopen vol, het stressniveau stijgt en de werksfeer wordt minder.

Geen coördinatie: het is nog steeds niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor een specifieke e-mail die in een gedeelde inbox binnenkomt. Het overzicht is compleet weg. Doorsturen kost veel tijd (dus geld) en de responstijd naar het klantcontact loopt terug.

3. Mailbox goochelarij

Houd je van uren spenderen aan het bouwen van mappen hiërarchieën en automatische label systemen of complexe regels?
Sommige teams nemen hun toevlucht tot het “goochelen” met hun Gmail- of Microsoft Outlook-accounts, zodat ze beter kunnen bijhouden welke berichten in en uit hun gedeelde inbox stromen. Technisch gezien kan dit werken, de meest populaire e-mail clients geven je tools zoals labels en autofilters waarmee je enige controle kunt uitoefenen over een rommelige gedeelde inbox. Maar wat is hier het probleem bij?

Moeilijk instelbaar: het is niet gemakkelijk om labels en mappen in te stellen, ook kost het veel tijd om een beetje een duidelijke mappenstructuur te krijgen. Zelfs als je alles goed instelt, dan kom je nog steeds eerder genoemde valkuilen tegen. Je krijgt veel mailverkeer, de e-mails gaan heen en weer, bijvoorbeeld over een conceptantwoord, je krijgt dus e-mails over e-mails.

De mailbox is rommelig en inefficiënt: stapels mappen en kleurcodering kunnen zelf de meest technisch onderlegde mensen in je team verwarren. Om nog maar te zwijgen over nieuwe collega’s die ook in deze rommelige omgeving terechtkomen.

Als jouw team bovenstaande problemen tegenkomt, dan is het de hoogste tijd voor een gedeelde inbox tool. Met een paar eenvoudige functies kan MailFlowr jouw team helpen om de email weer op orde te krijgen.