De planningspeiling in Outlook

Het plannen van een vergadering met meerdere mensen kan behoorlijk uitdagend zijn, vooral wanneer iedereen een volle agenda heeft. Gelukkig biedt Outlook een handige oplossing: de planningspeiling. Deze nieuwe tool maakt het veel eenvoudiger om een geschikt moment te vinden voor vergaderingen met meerdere deelnemers. In dit blog leggen we stap voor stap uit hoe je deze functie kunt gebruiken.

Waar vind ik de planningspeiling in Outlook?

Om deze functie te gebruiken, volg je de onderstaande stappen:

• open de Agenda en maak een nieuwe afspraak
• geef een titel op
• voeg deelnemers toe
• en klik op Nieuwe planningspeiling

Recht in beeld verschijnt er een nieuw scherm. Hier kan je wat dingen aanpassen, zoals tijd(zone), duur en datum. Je ziet meteen poppetjes verschijnen (groen=beschikbaar). Pijltje naar beneden is meer informatie bekijken. Wil je meerdere data selecteren? Dan kan je aan de rechterkant op hoogte van Datum meerdere data selecteren.

Als je dat hebt gedaan ga je naar volgende en verschijnt het volgende scherm:

Hier kan je de locatie nog aanpassen. Ook kan je nog de Pollinstellingen beheren. Hierbij is het zelfs mogelijk om de vergadering automatisch te laten inplannen als iedereen gestemd heeft. Er zijn nog wat meer opties, kijk er even na wat voor jou handig is. Het wijst eigenlijk wel een beetje voor zich.

Tip: Wil je niet dat deelnemers zelf extra momenten (datum/tijden) voorstellen? Zet het vinkje dan even aan bij Enquête vergrendelen voor deelnemers.

Daarna klik je op Poll maken en dan verschijnt het volgende scherm in een nieuwe e-mail.

Hoe kan ik zien welke momenten het beste uitkomen voor de deelnemers?

Zodra deelnemers hun voorkeuren hebben ingevuld, kun je de resultaten bekijken in het Outlook-venster van de peiling. Daar zie je duidelijk welke tijden voor de meeste deelnemers geschikt zijn. Groene balkjes geven aan dat een deelnemer beschikbaar is, terwijl rode balkjes conflicten aangeven. Je kunt snel zien welk tijdstip voor de meerderheid het beste werkt.

Kan ik een vergadering ook automatisch laten inplannen?

Ja, je kunt de optie kiezen om de vergadering automatisch in te plannen zodra alle deelnemers hun voorkeur hebben doorgegeven. Dit doe je door bij de instellingen van de peiling te kiezen voor de optie Vergadering automatisch inplannen na stemming. Hierdoor wordt de vergadering automatisch vastgezet op het tijdstip dat de meeste deelnemers heeft verzameld.

Kan ik een planningspeiling wijzigen of annuleren?

Ja, je kunt een planningspeiling achteraf wijzigen of annuleren. Ga naar de oorspronkelijke e-mail van de peiling en klik op Planningspeiling beheren. Vanuit dit venster kun je nieuwe tijdstippen toevoegen, bestaande tijdstippen wijzigen, of de peiling geheel annuleren. Als je de peiling annuleert, krijgen de deelnemers een notificatie dat de vergadering niet meer doorgaat.

Kan ik ook externe deelnemers uitnodigen voor een planningspeiling in Outlook?

Ja, het is mogelijk om externe deelnemers, zoals mensen buiten jouw organisatie, uit te nodigen voor een planningspeiling. Voeg simpelweg hun e-mailadres toe bij de deelnemers. Zij ontvangen dezelfde e-mail als interne deelnemers en kunnen via de e-mail hun beschikbaarheid doorgeven. Let wel op dat ze niet dezelfde automatische beschikbaarheid in Outlook kunnen delen, zoals collega’s binnen je organisatie dat kunnen. Ze moeten handmatig aangeven wanneer ze beschikbaar zijn.

Op zoek naar andere Office 365 tips?

Les dan ook onderstaande blogartikelen:

• Zo krijg je meer overzicht in de mailbox (van je manager!)
• Outlook tips die je veel tijd besparen