De poortwachters van de kantoorjungle

In de kantoorjungle staan machtsverhoudingen natuurlijk centraal. Linksom of rechtsom gaat het om de mensen met de meeste macht. Die wil je te vriend houden, die wil je ontwijken of daar kijk je tegenop. Hoewel het moeilijk is om objectief dé machtigste groep aan te wijzen, maakt er één groep wel een zeer serieuze gooi naar deze troon. Dat zijn de secretaresses en secretaressen.

De secretaresse is namelijk een poortwachter: hij of zij kan je toegang geven of ontzeggen. Ze zorgen ervoor dat het hogere management benaderbaar is, of juist niet. Ze beheren agenda’s in de praktische zin – wanneer gebeurt wat – en in de inhoudelijke zin – wanneer laat ik welke informatie door om op de agenda te komen. Ze zorgen ervoor dat nieuwe mensen in het team een zachte landing krijgen en dat het afdelingsuitje tot in de puntjes verzorgd is. Eigenlijk zijn ze het Zwitserse zakmes van de organisatie.

Hun macht komt echter niet door het zakmes-gehalte, maar door hun poortwachterfunctie. Want jij kunt een grandioos idee hebben waar je budget voor nodig hebt. Hoe goed je idee ook is, als de secretaresse je geen gesprek met de manager in kwestie aan laat gaan, dan komt je idee nooit van de grond. Ook voor je carrière zijn deze mensen allesbepalend. Wil jij een bakje koffiedrinken met de CEO van het bedrijf om jezelf eens goed in de kijker te spelen? Dan gaat alleen gebeuren als de secretaresse dat toelaat. Want behalve dat ze de praktische poortwachter van de agenda’s zijn, zijn ze vaak ook (gevraagd en ongevraagd) raadgevers van het hoogste management in het bedrijf.

Dit staat in schril contract met het stereotype van de secretaresse. Die de hele dag koffie zit te leuten of candy crush speelt. De titel heeft de relatief slechte naam door een stereotypering vanuit het verleden. Niets is minder waar, want de functie heeft zich ontwikkeld tot één van de machtigste in de kantoorjungle. Kun jij niet met de secretaresse overweg? Dan wordt jouw werkende leven opeens een heel stuk complexer, vervelender en moeilijker.

Daarom is het van belang dat je op goede voet staat met de secretaresse van je afdeling. Zodat je af en toe met de grote baas een kop koffie kunt drinken over je groei en zodat je op de agenda komt bij de belangrijke overleggen om je idee te pitchen. Eigenlijk is het van belang om je eigen functioneren te waarborgen.

Naast dit alles zijn ze ook het verzamelpunt van informatie. Van roddels tot bevestigde berichten: zij horen alles als eerste. Dit betekent aan de ene kant dat je dus als eerste toegang hebt tot informatie als je op goede voet met ze staat, wat een voordeel kan zijn. Aan de andere kant betekent het dat negatief nieuws over jou je dan ook sneller bereikt, zodat je er wat aan kunt doen. Of, in een extreem geval, kan negatief nieuws over jou verspreid raken omdat je een verpeste relatie hebt met de secretaresse in kwestie. Niet handig.

Investeer dus tijd in de relatie met de secretaresse. Leer hem of haar goed kennen. Drink een bakje koffie samen, tap eens een mop of mopper over iets kantoorgerelateerds, zoals het internet of de kantoortuin. Samen met jou bepaalt hij of zij namelijk de loop van jouw werkende leven en voor een groot deel je werkplezier.

Geschreven door Koen Durlinger