De robotsecretaresse blijf jij toch voor?

Het kan soms best spannend zijn om in een beroep te werken waar vaak wordt gezegd dat AI en robots je werk kunnen overnemen. Maar voordat je je zorgen maakt, bedenk dat technologie niet per se een bedreiging hoeft te zijn. AI kan misschien bepaalde taken automatiseren, maar jouw menselijke vaardigheden – zoals empathie, creatief denken en proactief handelen – zijn onvervangbaar. Zie het niet als een strijd met robots, maar als een kans om technologie slim in te zetten, zodat je nóg waardevoller wordt. Wil je weten hoe je succesvol kan blijven met behulp van AI? Lees dan vooral verder.

Wat robots niet kunnen

Hoewel AI en automatisering veel taken kunnen overnemen, zoals het schrijven van teksten, het opstellen van e-mails en het maken van notulen, zijn er onderdelen van het werk die moeilijk te automatiseren zijn. Deze menselijke vaardigheden, zoals empathie, creatief probleemoplossend vermogen en proactief handelen, blijven essentieel.

Bij communicatie met collega’s of klanten draait het namelijk niet alleen om wat je zegt, maar vooral ook om hoe je iets overbrengt. Een goed getimede vraag of een luisterend oor kan vaak meer betekenen dan wat een AI-assistent ooit zal kunnen bieden. De uitdaging voor secretaresses in 2024 is dan ook om deze menselijke vaardigheden en soft skills te blijven ontwikkelen en ze centraal te stellen in hun werk.

De sleutel tot succes: de proactieve secretaresse

Proactiviteit is de eigenschap die je nodig hebt om niet alleen waarde toe te voegen, maar zelfs onmisbaar te worden. Managers zoeken in toenemende mate naar iemand die vooruit kan denken, mee kan schakelen in strategische beslissingen en oplossingen aandraagt voordat problemen zich voordoen.

Wat betekent dat in de praktijk? Stel je voor dat een AI-tool jouw vergaderingen uitwerkt en documenten organiseert. Je hoeft je dan niet langer te focussen op deze routineklussen, maar kunt je tijd en energie steken in het bedenken van manieren om het werkproces van je manager en team te verbeteren. Een proactieve secretaresse is niet alleen bezig met het uitvoeren van taken, maar kijkt vooruit, anticipeert op behoeften en zoekt actief naar manieren om processen te optimaliseren.

Welke werkzaamheden worden al overgenomen door AI?

Hoewel menselijke vaardigheden belangrijk blijven, is de realiteit dat sommige taken al grotendeels door technologie worden overgenomen. Dit is niet per se iets om bang voor te zijn, maar juist iets dat je werk makkelijker en efficiënter kan maken. Hierbij een aantal voorbeelden van taken die AI al van je over kan nemen:

• Automatisch agendabeheer: Een handige functie binnen Microsoft Outlook is bijvoorbeeld de planningspeiling, waarmee je snel de beschikbaarheid van meerdere deelnemers kunt peilen voordat een definitieve vergadertijd wordt vastgelegd. Dit bespaart veel tijd en voorkomt eindeloos heen en weer mailen.
• E-mailafhandeling: AI-assistenten zoals Google’s Smart Reply en Microsoft Outlook’s Focused Inbox helpen bij het beheren van je inbox. Ze categoriseren e-mails, stellen automatische antwoorden voor en kunnen follow-up e-mails inplannen. Dit maakt het makkelijker om je inbox op orde te houden zonder dat je elk bericht handmatig hoeft af te handelen.
• AI-Notulen tools: Er zijn tegenwoordig verschillende AI-tools die je kunnen helpen bij het transcriberen en uitwerken van notulen. Denk bijvoorbeeld aan Otter.ai en Fireflies. Maar ook Microsoft Teams, in combinatie met Co-Pilot, maakt het mogelijk om tijdens vergaderingen live notulen te genereren. Deze tools transcriberen gesprekken automatisch en maken direct samenvattingen. Vooral Microsoft Teams Co-Pilot biedt een compleet geïntegreerde ervaring waarbij niet alleen de vergaderingen worden getranscribeerd, maar ook automatisch actiepunten en follow-ups worden voorgesteld. Dit bespaart een hoop handmatig werk en zorgt ervoor dat notulen en actiepunten direct na de vergadering beschikbaar zijn.
• Chatbots voor klantenservice: Er zijn bedrijven die al gebruikmaken van chatbots om eenvoudige klantvragen te beantwoorden. Deze chatbots kunnen jou ook ondersteunen door antwoorden te geven op veelgestelde vragen van klanten. Zo houd  jij meer tijd over voor andere, meer strategische taken.

Welke vaardigheden heb je nodig om AI-tools goed in te kunnen zetten?

Nu AI steeds meer taken overneemt, is het belangrijk dat je weet hoe je deze tools op de juiste manier kunt gebruiken. Maar wat heb je daarvoor nodig? Hieronder hebben we een aantal vaardigheden voor je op een rij gezet die je helpen om slim en effectief met AI te werken:

• Digitale handigheid: AI-tools veranderen snel, en je moet je gemakkelijk kunnen aanpassen. Zorg ervoor dat je vertrouwd bent met programma’s zoals projectmanagementsoftware, cloudopslag en natuurlijk de tools die je al gebruikt, zoals Microsoft Office.
• Data kunnen lezen: AI levert vaak allerlei handige informatie, zoals rapporten en samenvattingen. Het is belangrijk dat je deze data begrijpt en dat je weet hoe je er iets mee kunt doen.
• Duidelijk communiceren: Als je met AI-tools werkt, moet je soms kunnen uitleggen aan je collega’s of aan je manager wat de tool heeft gedaan en/of welke informatie eruit komt. Zorg ervoor dat je dit helder kunt overbrengen en hoe je collega’s deze tools zelf ook kunnen gebruiken. Zo haal je samen het meeste uit de technologie.

Relevante artikelen over AI:

• Slimmer werken met generatieve AI: praktische tips voor secretaresses
• Hoe kan je ChatGPT gebruiken om beter met Office te werken?
• Zo formuleer je de juiste ‘Prompts’ voor ChatGPT