De Snelle Stappen functie in Outlook

Tot dusver zie ik nog maar weinig mensen gebruik maken van de Snelle Stappen functie (vanaf Outlook 2010). En dat is echt jammer, want je kunt zo veel automatiseren met deze Snelle Stappen. Een slimme truc die je veel tijd bespaart!

De functie Snelle Stappen bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen.

Een simpele snelle stap om aan te maken is de Telefoonnotitie.

• Vouw de groep Snelle Stappen open via de pull-down knop aan de rechterzijde van het Snelle Stappen venster.
• Klik op Nieuwe snelle stap. Je krijgt een aanbod van allerlei voorgeselecteerde Snelle Stappen. Telefoonnotitie staat er niet bij, dus kiezen we voor Aangepast
• Geef deze stap een naam (bijvoorbeeld ‘telefoonnotitie’)
• Kies bij Acties onder het kopje “reageren” voor nieuw bericht (de telefoonnotitie is niets anders dan een e-mailbericht)
• Klik dan vervolgens op Opties weergeven. Hier kun je de Snelle stap helemaal naar jouw wensen aanpassen.

-> Het onderwerp van de mail is natuurlijk ‘telefoonnotitie’.

-> Vind je het fijn om een CC te ontvangen, dan zet je alvast het CC veld open en vul je je eigen e-mailadres in.

-> Je kunt er desgewenst een vlaggetje aanhangen voor opvolging en/of de urgentie van het bericht aanpassen.

-> Bij tekst kun je alvast invullen wat belangrijk zou kunnen zijn voor de ontvanger, zoals de naam van de beller, het bedrijf, niet geheel onbelangrijk: het telefoonnummer.

Het komt ook vaak voor dat je een e-mail ontvangt waarin iets van jou verwacht wordt. Vaak staat dit ergens onderaan in de tekst en de onderwerpregel slaat vaak niet op het gedeelte wat voor jou geldt. Als je er vervolgens een markering aan hangt wordt je Outlook takenlijst er niet duidelijker op. Je kunt deze e-mail met een Snelle Stap meteen omzetten in een taak die wel duidelijk is voor je.

• Klik wederom op Nieuwe snelle stap en kies weer voor Aangepast
• Geef deze stap een naam (bijvoorbeeld ‘taak met bijlage’)
• Kies bij Acties onder het kopje “Categorieën, taken en markeringen” voor een taak met bijlage maken

Hoe gebruik je deze Snelle Stap?

Zorg er voor dat je de bewuste e-mail in je inbox geselecteerd hebt (niet openen, alleen selecteren). Klik dan boven in je lint bij de Snelle Stap op je Snelle Stap ’taak met bijlage’.
Zodra je er op klikt, wordt de taak aangemaakt en geopend. De bewuste e-mail hangt er als bijlage in. Je kunt nu de taak zelf zo bewerken en aanmaken zoals jij hem graag wilt hebben.

Je kunt ook met 1 Snelle Stap een aantal acties tegelijk laten uitvoeren. Als voorbeeld neem ik er eentje die ik zelf veel gebruik: ‘Accordering factuur’. Ik wil hiermee een akkoord hebben van de inkoper op een ingekomen crediteurenfactuur. Voorheen moest ik hier heel veel handelingen voor verrichten. Nu nog maar 1! (zie onderstaand plaatje voor alle instellingen)

Deze Snelle Stap:

1. Stuurt het originele bericht door
2. Markeert het originele bericht als gelezen
3. Verwijderd het originele bericht (je kunt jezelf in de cc zetten, maar je ziet de nieuwe e-mail ook altijd terug bij je verzonden items)
4. Zet het nieuwe bericht automatisch in een andere map
5. Hangt met een kleurtje een categorie aan de nieuwe e-mail
6. Maakt een standaard onderwerp regel aan (evt. aan te passen per keer)

Je kunt zelfs een sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Control+Shift+1) toewijzen aan een Snelle Stap. Ideaal!

Natuurlijk zijn er nog veel meer Snelle Stappen te bedenken. Helemaal gespecificeerd op jouw werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Het afwijzen van sollicitanten
• Afspraak bevestigingen
• Rondsturen van notulen en/of vergaderstukken

Speel er eens mee! Er zijn zo ontzettend veel mogelijkheden, dat er altijd wel iets bij zit wat jou gaat helpen.

Met dank aan: Marieke Rooijmans

Dit artikel is tot stand gekomen na publicering van het artikel “Slim e-mailen: zet jij de handtekeningfunctie al slim in om tijd te winnen?”. Een aantal ondersteuners heeft enthousiast aangegeven dat de “Snelle Stappen” functie ook heel tijdsbesparend zou kunnen werken. Marieke was zo enthousiast dat zij voor ons deze functie heeft uitgeschreven.

Marieke werkt als Management Assistant bij DCD in Eindhoven. 

Hartelijk dank Marieke!