De vertrouwenspersoon is verplicht

Op 23 mei 2023 is in de Tweede Kamer een wetsvoorstel aangenomen die het bedrijven verplicht maakt om een vertrouwenspersoon te hebben. In dit blog gaan we in op de rol van de vertrouwenspersoon. En kijken we naar de wettelijke kaders die bij de verplichtstelling horen. Zo kan jij als Support Professional inschatten of jouw bedrijf voldoet aan wat nodig is. Of dat er nog wat stapjes gezet moeten worden.

Rol vertrouwenspersoon

Bedrijven zijn verplicht (Arbowet) om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Het is verplicht om een beleid hiertegen op te stellen en hier ook daadwerkelijk uitvoering aan te geven. Een vertrouwenspersoon is hiervan een belangrijk onderdeel en nu dus ook verplicht. Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag zoals:

• agressie en/of geweld;
• seksuele intimidatie en/of ongewenste intimiteiten;
• pesten op de werkvloer;
• discriminatie;
• ander ongewenst gedrag.

De taken van de vertrouwenspersoon bestaan onder andere uit:

• het verzorgen van eerste opvang van werknemers die hulp of advies nodig hebben;
• nagaan of oplossingen in de informele sfeer mogelijk zijn;
• het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals een klachtenprocedure;
• wanneer het slachtoffer dit wil, het begeleiden van het slachtoffer bij een klachtencommissie of bij de leiding van een onderneming;
• het doorverwijzen naar andere hulpverleners;
• het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag;
• het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management om ongewenst gedrag te voorkomen;
• het registeren van gevallen van ongewenst gedrag.

Een vertrouwenspersoon moet altijd vertrouwelijk omgaan met de informatie van de werknemers. Er is een strikte geheimhoudingsplicht.

Aanstellen vertrouwenspersoon

Bedrijven kunnen, in overleg met de ondernemingsraad, kiezen voor een interne of externe persoon die deze functie vervuld:

• Buiten het bedrijf: bijvoorbeeld via de arbodienstverlener of brancheorganisatie;
• Binnen het bedrijf: een eigen medewerker die hiervoor is of wordt opgeleid of speciaal hiervoor is aangesteld. Dit is vooral binnen grote organisaties gebruikelijk.

Het is niet verstandig om een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris, naast de reguliere werkzaamheden, aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan tot conflicten en belangenverstrengelingen leiden. Overigens is dit in de aangenomen wetgeving ook niet meer toegestaan.

Aandachtspunten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon

Wanneer een organisatie een vertrouwenspersoon aanstelt zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan een bedrijf ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Hierbij kan gelet worden op geslacht, leeftijd of afkomst. Dit maakt dat een slachtoffer altijd terecht kan bij iemand waarbij hij of zij zich het meest op zijn of haar gemak voelt.
• Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon het bedrijf goed kent en gemakkelijk toegankelijk is voor de werknemers.
• Zorg er ook voor dat bij werknemers voldoende duidelijk is dat er een vertrouwenspersoon is en wie dit is. Weet jij wie dit in jouw bedrijf is?
• Geef de vertrouwenspersoon altijd een eigen kamer die van buitenaf niet in te kijken is en die ook goed afgesloten kan worden.
• Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het van belang dat een bedrijf een duidelijk beschreven en geïmplementeerd beleid heeft tegen ongewenst gedrag. Het management moet ten allen tijden het goede voorbeeld geven.

Bron: arboportaal.nl