Deelnemers aan een online vergadering dragen gepoetste schoenen

Videobelbedrijf Zoom mag gerust een van de winnaars van de coronacrisis genoemd worden. Vrijwel iedere digibeet kreeg het voor elkaar om driehonderd mensen tegelijk te laten vergaderen. Toch bleek al snel dat het succes ook een schaduwzijde kende: de privacy van die driehonderd mensen was net zo geborgd als de mensenrechten in China. Gemak en professionaliteit gaan niet altijd hand in hand.
En zo is het ook met de fysieke verschijning tijdens online vergaderen. Het is heel gemakkelijk om in je badjas de laptop te openen en mee te kletsen, maar dat maakt het nog niet wenselijk. Online vergaderen brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Want ook online geldt dat je maar één kans hebt op een goede eerste indruk. En ook online geldt dat je niet níét kunt communiceren. Ook in je ‘My friend went to Dubai and all I got was this lousy T-shirt’ geef je een boodschap af aan je collega’s.
En net zoals elk bedrijf regels heeft over bedrijfskleding, kapsels, pauzes en andere voorschriften, zo zou elk bedrijf ook moeten nadenken over het voorkomen van zijn medewerkers tijdens online vergaderen. Waarom verwachten we van Jeroen de vakkenvuller dat hij netjes geschoren in de supermarkt verschijnt, maar mag Steven van inkoop in een verschoten houthakkershemd overleggen over die order van vijf miljoen?

De voorstanders

De voorstanders gaan uit van professionaliteit. Natuurlijk trek je een net pak aan als je met klanten overlegt. En gepoetste schoenen horen daar gewoon bij. Of er nou op gelet wordt of niet, het gaat om het gebaar dat je maakt naar de ander. Je doet moeite, je denkt na over hoe je eruitziet en wat het effect daarvan is.
Het gaat de voorstanders niet eens alleen om die schoenen, maar om het hele plaatje. Wie online vergadert, draagt bijvoorbeeld ook geen gestreepte overhemden. Die streepjes doen het niet goed via de webcam. Iedereen die ooit te gast is geweest bij een talkshow, zal die tip hebben gehad, en weet dus ook dat geel en groen slecht overkomen op een scherm. Wie professioneel wil ogen, draagt kobaltblauw en zorgt voor een neutrale achtergrond.

Het ritueel van jezelf netjes aankleden geeft niet alleen jezelf een goed gevoel, maar zorgt ook voor een goede voorbereiding. Je bent bewust bezig met je kleding en denkt daardoor ook alvast na over je begroeting, je aanpak en alle andere zaken die straks gaan gebeuren. Wie ongeschoren neerploft met een half croissantje in de hand, zal waarschijnlijk ook nog helemaal geen idee hebben waar de vergadering ook alweer over gaat.

Daarnaast geeft het je gesprekspartner een goed gevoel. Net zoals een rechter een toga draagt en een agent een pet, zo verschijnt een professionele medewerker met gepoetste schoenen op het werk. Of op een webinar – je wilt toch niet dat je een interessant nieuw contact tegenkomt in dat oude houthakkershemd?

De tegenstanders

De tegenstanders vinden dit allemaal maar ijdeltuiterij, aanstellerij die niet meer past in de moderne tijd. Het gaat niet om de vorm, maar om de inhoud. We hebben niks aan die gladde toneelstukjes met dure pakken en gepoetste schoenen. Waar het om gaat, is het doel dat we hebben. De planeet moet gered, de omzet gehaald of het project opgestart. Al doe je het naakt, waar het om gaat, is wat er gebeurt, niet het schoeisel van Freek.

Daarnaast zien de tegenstanders in kleding en huiselijke taferelen juist voordelen. Je laat je veel kwetsbaarder zien. Dat zorgt voor ontspanning en afleiding. Even dat gesprekje over die gitaar op de achtergrond. Een glimlach vanwege een lieve kindertekening. Mensen gaan zich dankzij het tonen van hun privépersoon veel meer in de ander verplaatsen. Weg met die afstandelijke jaren-tachtig-‘ik laat geen emoties zien’-houding, lang leven de authenticiteit!
En laat één ding helder zijn: wie houdt van gepoetste schoenen, moet lekker zijn schoenen poetsen. Maar we gaan geen toneelstukjes opvoeren. Mensen zijn geen robots. Tevreden medewerkers zorgen nog altijd voor de beste resultaten. En als Jan zijn project letterlijk op zijn sloffen afrondt, kan daar niks op tegen zijn.

De praktijk

Bij de Koninklijke Industrieele Groote Club op de Dam in Amsterdam geldt vanaf vijf uur ’s middags een duidelijke dresscode: mannen dragen dan een pak met stropdas. Het klinkt voor sommigen misschien elitair of snobistisch, maar de gedachte erachter is juist heel menslievend. Als iedereen een pak draagt, kun je nooit uit de toon vallen. Het is precies de reden dat in het Verenigd Koninkrijk schooluniformen nog altijd verplicht zijn.

Tijdens een online training ‘Speechen als Obama’ zag ik ook het effect van kleding. Een van mijn cursisten oefende zijn presentatie op sokken en met een vaal overhemd aan. Na stevige feedback besloot hij tijdens de tweede sessie te gaan voor gepoetste schoenen en een mooi pak. Het effect was enorm. Artsen die per ongeluk een keer hun witte jas vergeten aan te doen, kunnen erover meepraten.

Voor de goede orde: dit is geen pleidooi om altijd een pak met gepoetste schoenen te dragen, maar wel om er bewust over na te denken. Sommige bedrijven experimenteren met staand vergaderen, ook tijdens online vergaderingen. Of ze besluiten dat wie te laat op de vergadering inlogt, niet meer mee kan doen. Op dezelfde wijze wil ik je uitdagen om na te denken over de manier waarop je je online presenteert. Tijdens een online vergadering ben je permanent in beeld. Dat effect is dus groter dan tijdens een fysieke vergadering. En daarmee is de noodzaak om na te denken over je kleding ook groter. ‘We zien wel’ is een slechte strategie. Wie bewust een strategie voor het thema etiquette wil kiezen, agendeert dus in elk geval deze discussie.

Komt u voortaan ook enkel met gepoetste schoenen naar die online vergadering? Wij zien dan graag de foto van je mooiste schoenen op info@debatacademie.nl.

Geschreven door: Gijs Weenink & Richard Engelfriet

Gaat u in uw organisatie een stoorsanctie invoeren? Moet een goed webinar meer lijken op DWDD dan op VPRO Boeken? Bestel dan snel ons boek via deze link.