E-mailen als een prof doe je zo

Dagelijks ontvangen we zoveel e-mails dat we soms door de bomen het bos niet meer zien. En het is ook zo gemakkelijk… even snel een korte reactie mailen. Maar blijf nadenken bij het versturen van e-mailtjes, want zeg nou zelf… Stel jij het op prijs als je dagelijks veel e-mails ontvangt waar je helemaal niet aan hebt? Of e-mails waar je helemaal niks mee te maken hebt?

Erg belangrijk dus om goed na te denken voordat je op de knop reply to all drukt. Dat voorkomt een hoop ergernis bij je collega’s. En onderstaande tips helpen je ook een handje.

De aanhef

Heb jij daar ook zo’n hekel aan? Een mailtje zonder aanhef, geen groet en leestekens worden ook nog achterwege gelaten. En dan de toon… die is soms wel heel erg direct, tegen het agressieve aan… Beter is het om iemand in een e-mail net zo aan te spreken in als dat je face-to-face zou doen. Geef het goede voorbeeld!

Schreeuw niet

Jawel, ook in een e-mail kan je schreeuwen. Het sluit ook wel een beetje aan bij de vorige tip. Een kort mailtje (of een korte zin/woord), geschreven in hoofdletters komt niet echt aardig over.

Houd het leesbaar

Felle kleurtjes, verschillende lettertypes, vetgedrukte passages en woorden die cursief geschreven zijn: het maakt een e-mail niet makkelijker om te lezen. Oh, ennuhh… beperk ook het aantal smileys…;-)

Heb je toch een wat langere e-mail? Gebruik dan een aantal (tussen)kopjes. Zo blijft je mail goed leesbaar.

Fouten

Het gebeurt ons allemaal, maar er zijn gelukkig ook spellingscheckers. Of lees je e-mail 2x voordat je op de knop versturen drukt.

Ondertekening

Voorzie je lezer in ieder van je naam, je functie, naam van het bedrijf, contactgegevens met een telefoonnummer. Houd ook dit professioneel, dus gebruik hetzelfde lettertype, dezelfde lettergrootte en kleur als in de rest van de e-mail.

Leestip: Tips om belangrijke mensen ertoe te bewegen jouw e-mails te beantwoorden