Echte must-haves voor secretariaatsmedewerkers

Of we nu de titel secretaresse, secretariaatsmedewerker of management assistent dragen, we weten allemaal wat onze baan inhoudt en wat het van ons vergt: organisatietalent, flexibiliteit, mensenkennis en inzicht in de dagelijkse processen. Soms lijkt het haast wel alsof we over voorspellende gaven (moeten) beschikken en daarmee bewijzen we ook keer op keer onze onschatbare waarde voor het bedrijf en/of de manager. Maar als medewerkers in een ondersteunende rol kunnen we zelf ook wel eens een extra steuntje gebruiken. Vandaar dat we hier een paar onmisbare accessoires noemen, die je helpen bij het optimaal functioneren in dit geweldige beroep.

Een degelijke bril

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar de waarde van een goede bril is niet te onderschatten en dit geldt dubbel voor ver- of bijziende medewerkers van een secretariaat. Want ook een geringe sterkte kan veel invloed hebben op de mate van inspanning die je moet leveren om alles scherp in het vizier te houden. Naast ons computerscherm, vraagt onze omgeving tenslotte ook regelmatig om aandacht en is het zaak dat er niets belangrijks aan ons voorbij gaat. Veel mensen ervaren bij het dragen van lenzen al snel droge ogen of wazig zicht. Vandaar dat een bril doorgaans wat betrouwbaarder is, vooral als je een montuur neemt met grote glazen – en die zijn momenteel toevallig erg hip! Op websites zoals die van Edel-Optics doe je gemakkelijk inspiratie op. Toch liever lenzen dragen? Ga dan voor zuurstofdoorlatende varianten en zoek uit of je wellicht baat hebt bij multifocale lenzen, waarmee je zowel dichtbij als ver weg scherp blijft zien.

Een USB-bekerwarmer

Misschien kom je er ’s ochtends nog net aan toe om een kopje koffie in te schenken, maar zodra je nét zit – takenlijstje bij de hand – word je alweer weggeroepen. Voor je het weet is het anderhalf uur verder en tegen de tijd dat je terugkeert… Juist ja, koffie koud! Herkenbaar? Daar hebben we een oplossing voor. Want laten we eerlijk zijn: voor velen van ons is koffie toch echt de motor waarop we draaien. Daarom is een USB-bekerwarmer een echte must-have. Dit is een klein warmteplaatje dat je met een USB-kabeltje aan je laptop of PC verbindt, zodat het plaatje stroomtoevoer heeft. Plaats je kopje op de bekerwarmer en je bent altijd verzekerd van een dampend bakkie leut. De bekerwarmers zijn in professioneel uitziende versies verkrijgbaar, maar mocht je houden van een grappige twist op je bureau, kun je ook gaan voor een cupcake- of donut-uitvoering zoals deze exemplaren.

Een Time Timer

Misschien denk je bij een timer meteen aan een kookwekker en uiteraard kan die in sommige situaties ook erg effectief zijn. Maar waarschijnlijk is het in jouw werkomgeving niet helemaal gewenst dat er om de zoveel minuten keihard een kookwekker afgaat – voor jou niet, en voor je collega’s waarschijnlijk net zo min. Toch kan het wonderen doen voor je concentratie als je je tijd voor bepaalde taken goed afbakent, bijvoorbeeld door gebruik van methodes als de Pomodoro-techniek. In plaats van een luide tomatenwekker kun je natuurlijk gewoon een timer op je smartphone gebruiken met een trilfunctie of subtiel alarmgeluid. Mocht je nu liever iets meer zichtbaar hebben dat los van je telefoon functioneert, kun je ook kiezen voor een ‘Time Timer’ waarbij je het geluid uitzet en optisch de tijd ziet wegtikken. Dit heeft als voordeel dat je ondertussen in de gaten kunt houden hoelang je nog hebt om je taak af te maken, én dat anderen daaraan ook kunnen zien wanneer je weer beschikbaar bent.