Een e-mail opvolgen zonder irritant te zijn?

Je scant nog een laatste keer elke zin van je zorgvuldig gemaakte e-mail en drukt vervolgens op de ‘verzenden’ knop. Er zit daarna niets anders op dan wachten op een reactie. Maar wat als die reactie uitblijft? Herinneren? Je wil niet dat mensen je irritant gaan vinden… Hierbij een aantal tips!

#1 Wees realistisch

Tegenwoordig is het standaard om continu online en betrokken te zijn, en hoewel dat zeker heeft geholpen om het leven gemakkelijker te maken, heeft het ook onze perceptie van wat een redelijke reactietijd is, vertekend. Dus voordat je een vervolgmail opstelt, is het belangrijk om eerst even stil te staan ​​bij jouw verwachtingen. Is het realistisch om te verwachten dat de ontvanger je al van een antwoord had kunnen voorzien? Een beetje geduld hebben is hierbij misschien toch op z’n plaats?

#2 Blijf beleefd

Het kan frustrerend zijn om het gevoel te hebben dat je constant mensen moet achtervolgen om te krijgen wat je nodig hebt; hoe geïrriteerd je ook raakt, je moet altijd beleefd blijven. Ga dus geen opmerkingen in je mail zetten zoals deze; “Ik heb nog steeds niets van je gehoord”of een zin als deze; “Ik begrijp niet waarom het zo lang duurt voordat je contact met me opneemt hierover”. De meeste mensen reageren niet zo goed op ongenuanceerde (woede) en wijzen dan meteen met de vinger. Blijf dus altijd beleefd. En onthoud het oude gezegde: “Je vangt meer vliegen met honing.”

#3 Probeer het op een andere manier

We zijn allemaal sterk afhankelijk van e-mail. Maar het is zeker niet de enige vorm van communicatie die bestaat. Dus als je geen succes hebt gehad met het geschreven woord, waarom zou je dan niet een andere methode proberen? Nee, je hoeft geen rooksignalen of postduiven te sturen. Als je een telefoonnummer van de persoon hebt, dan kun je toch gewoon ook even bellen? Als je iemand gaat bombarderen met een eindeloze stroom aan e-mails dat wordt je al snel gezien als irritant. En een persoonlijk berichtje (zoals via de telefoon) doet soms wonderen.

#4 Geef een deadline aan

Hoewel het opnemen van een deadline in je e-mail misschien een beetje direct is, is het meestal wel effectief. Het is duidelijk voor de ontvanger dat als je op de opgegeven datum niets hoort, je verder gaat.

#5 Weet wanneer het tijd is om te stoppen

Het belangrijkste bij het gebruik van een deadline in je vervolgmails? Eraan vasthouden. Je wil geen einddatum instellen voor de ontvanger en vervolgens contact met hen blijven opnemen over het probleem. Dan hebben je woorden en verwachtingen geen waarde. Waarom zouden ze je ooit serieus nemen? Er komt een moment waarop het duidelijk is dat je gewoon niets meer van iemand zult horen. Dus laat het los en ga verder. Als je iemand blijft lastigvallen, zelfs nadat ze je herhaaldelijk (en schaamteloos) hebben genegeerd, irriteer je de ontvanger alleen maar en schaad je je eigen reputatie in het proces.

Bron: The Every Girl