Een goed team maakt goede werkafspraken!

Als je als team optimaal wilt presteren, dan is het belangrijk om vooraf goede werkafspraken te maken. Tijdens een bespreking of vergadering en maar ook rondom samenwerking in het algemeen. Je zorgt er zo voor dat iedereen het juiste doel voor zich heeft, elkaar respecteert en dat iedereen gehoord wordt. Zo kom je als team veel sneller in de juiste ‘cadans’!

Besprekingen met een doel

Je wilt eigenlijk altijd het doel van de bespreking vaststellen voordat je een bespreking ingaat. Dit zorgt ervoor dat iedereen ditzelfde doel voor ogen heeft en met de juiste mentaliteit de bespreking of vergadering in gaat.

Het doel van werkafspraken is vaak dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en elkaar respecteert. Maar het is handig om dit aan te stippen met je team. Misschien is productiviteit of efficiëntie het hoofddoel van jullie werkafspraken, dat moet iedere collega dan wel weten.

Wat doen we samen en wat doe ik zelf?

Door het gezamenlijke werk en het individuele werk te scheiden krijg je een goede balans en meer duidelijkheid in het team. Zo kunnen gezamenlijke taken besproken worden tijdens besprekingen en kunnen individuele taken even aangestipt worden en verdeeld worden.

Natuurlijk moeten collega’s zich ook vrij voelen om een vraagstuk in het team te gooien, ook al is dit hun individuele werk. Je moet er alleen voor zorgen dat het individuele werk niet een bespreking overheerst.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Hoe gaan we dit gezamenlijk verwerken?
• Hoe voorkomen we dat zaken door meerdere collega’s worden opgepakt?
• Hoe weten we wat wel/niet en wanneer en door wie is uitgevoerd?
• Hoe weten we de prioriteit? Wat moet eerst gedaan worden?
• Hoe kunnen we werk van elkaar overnemen bij afwezigheid en hoe pakken we met elkaar grotere werkzaamheden op die niet door één persoon snel genoeg gedaan kunnen worden?
• Hoe en waar bewaren we informatie en stukken en hoe weten we van elkaar waar we bereikbaar zijn?
• Hoe en hoe vaak controleren we of de afgesproken werkwijze goed gaat en hoe stellen we die indien nodig bij

Taakverdeling: denk er (goed) over na en stem af

De taakverdeling moet juist zijn. Kijk naar de talenten binnen je team en welke belangrijke taken door welke collega’s uitgevoerd moeten worden. Voor taken met bijvoorbeeld minder prioriteit of minder belang is het misschien ook een leerzame ervaring om de rollen eens om te gooien. Een collega heeft misschien niet veel ervaring met de taak, maar wil dit wel graag leren, zet deze dan ook bij deze taak, eventueel in samenwerking met een collega met meer ervaring. Zo zorg je voor een sterke en leerzame taakverdeling.

Soms moet een collega een taak uitvoeren in verband met geheimhouding of een andere reden. Hier moet je natuurlijk respect voor hebben. Het is belangrijk dat deze collega goed blijft communiceren. Bijvoorbeeld of de taak volgens planning verloopt of dat het juist wat te druk wordt en of er misschien andere taken overgenomen kunnen worden.

Een leidinggevende of opdrachtgever bij een project is degene die aan het hoofd van het team staat. Dit moet je ook goed afstellen in de teamrollen en werkafspraken. Als een opdracht bijvoorbeeld niet kan of mag worden overgenomen door een collega moet er afgestapt worden op de opdrachtgever of leidinggevende. Deze zal dan een passende oplossing moeten verzinnen of, als het nodig is, uitstel geven.

Tot slot: Leer elkaar kennen!

Bij het verdelen en samenstellen van bovenstaande punten is het goed als je elkaar kent. Wie werkt goed samen met wie en wie vindt welke opdrachten leuk? Natuurlijk moet je daarbij niet uit het oog verliezen dat ook de minder leuke opdrachten moeten worden uitgevoerd (als die er zijn). Zo ga je een leuke samenwerking tegemoet met een ijzersterke voorbereiding.

Bron: Secretaresse Assistent Wijzer – Wérken in plaats van e-mailen

Verder lezen over samenwerken:

• Samenwerken met verschillende persoonstypen – Je kunt mensen op verschillende karakterdimensies beoordelen. Natuurlijk is iedereen anders, maar in grote lijnen kun je tijdens het samenwerken te maken krijgen met drie verschillende persoonstypen.
• Krachtige samenwerking – Een sterke samenwerking heeft een positieve invloed op de werksfeer en resultaten.

Een training volgen?

Creëer met de volgende training zelf een stevige basis voor een soepele samenwerking: Versterk je samenwerking.