Een vlekkeloze bedrijfsverhuizing organiseren

Gaat het bedrijf waar je voor werkt binnenkort verhuizen? Dan kun je als secretaresse van grote meerwaarde zijn. Rond en tijdens de verhuizing moet het bedrijf zo goed mogelijk blijven draaien. Verhuizen brengt allerlei uitdagingen met zich mee en de klantenkring mag hier zo weinig mogelijk hinder van hebben. Bedrijven die hun verhuizing niet goed op orde hebben, lopen het risico geld mis te lopen. Onderstaande tips dragen bij aan een vlekkeloze bedrijfsverhuizing.

Rol secretaresse bij verhuizing bedrijf

Secretaresses kunnen hun werkgever helpen bij het organiseren en plannen van zaken die bij het verhuizen van belang zijn. Dankzij jou wordt overal op tijd aan gedacht. Je denkt mee, ondersteunt en zorgt dat alles zo goed mogelijk geregeld is. Alle medewerkers kunnen hierdoor zo goed mogelijk werken: voor, tijdens en na de verhuizing. Als er minder goed gewerkt kan worden, is dit immers nadelig voor het bedrijfsresultaat. Een efficiënte aanpak is kortom zeer belangrijk.

Aandachtspunten bij zakelijk verhuizen

Aan de basis van een goed verloop van de zakelijke verhuizing staat een draaiboek. Hiermee houd je overzicht over de gemaakte afspraken en de planning. Neem de volgende aandachtspunten mee in het verhuisplan:

• Vastleggen verhuizer en eventuele opslag;
• Inrichting van de nieuwe bedrijfslocatie;
• Inventariseren gevolgen voor personeel;
• Gas, water en elektriciteit;
• ICT en telefonie;
• Telefonische bereikbaarheid tijdens de verhuizing;
• Verzekering van de verhuizing;
• Wijzigingen bedrijfsverzekeringen;
• Adreswijzigingen versturen, inclusief nieuw postbusnummer;
• Aanpassingen op website, briefpapier etc.;
• Het informeren van klanten en andere relaties;
• Afhandeling zaken betreffende de oude locatie;
• Feestelijke opening nieuwe locatie;
• Taakverdeling en planning.

In veel gevallen is het inschakelen van een professionele bedrijfsverhuizer aan te raden. Deze heeft veel ervaring met bedrijfsverhuizingen en kan adviseren. Erkende projectverhuizers zijn te herkennen aan het EPV-keurmerk. Deze biedt garanties qua service, veiligheid, tijdsbesparing, helderheid, verzekeringen en dergelijke.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Door de zakelijke verhuizing goed voor te bereiden voorkom je een boel problemen. Op de dag van de verhuizing zelf is het bijvoorbeeld belangrijk dat je structuur aanbrengt. Denk na over een goede volgorde waarin de bedrijfsinventaris verhuisd wordt. Zorg ook dat op de verhuisdozen vermeld staat wat er in zit. Betrek alle medewerkers bij de verhuizing en communiceer goed. Denk goed na over de verschillende werkplekken, de indeling en de nieuwe kantoorinrichting. Inventariseer bijvoorbeeld waar behoefte aan is op het vlak van overlegplekken en concentratieplekken. Neem ook de verschillende contracten met leveranciers onder de loep, met name die van energieleveranciers, verzekeraars én de internetprovider. Dit voorkomt nare verrassingen en kan bovendien besparingen opleveren. Loop alle bedrijfsverzekeringen goed na, zoals de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en de inventarisverzekering. De huidige opstalverzekering vergelijken met andere mogelijkheden, is een absolute must. De premie hiervan hangt immers samen met de grootte van het pand van het bedrijf. Overstappen naar een andere verzekeraar kan bij een zakelijke verhuizing erg gunstig uitpakken.