Eerste hulp bij online vergaderen

Een online vergadering kan zomaar uitlopen in één grote ergernis. De verbinding valt steeds weg of iemand belt te laat in (of nog irritanter… men praat door elkaar heen of het lukt niet om in te loggen). Heel vervelend dat soort dingen. Toch kun je best wel wat doen om het succes van een online vergadering een beetje te vergroten. En deze 3 handige tips helpen je daarbij!

Betrouwbaarheid en afspraken

Als de verbinding steeds wegvalt, dan zou dat natuurlijk aan de betrouwbaarheid van de App kunnen liggen, maar ook gewoon aan de verbinding die niet (goed) tot stand komt. Aan die slechte verbinding, daar kun je niet direct heel veel aan doen, dan de afdeling ICT bellen. Een betrouwbare App zoeken kun je wel (en App van tevoren testen kun je ook…;-)

Welke is dan de beste? Iedereen heeft zo zijn voorkeuren, maar er zijn wel een aantal Apps op de markt die al een tijdje meegaan en dus echt wel stabiliteit kunnen bieden, zoals bijvoorbeeld Skype of Slack. Je kunt natuurlijk proberen om alles gratis te krijgen, maar of je het nu leuk vindt of niet betaalde versies hebben gewoon echt vaker een betrouwbaardere verbinding, technische support en meer mogelijkheden om bijvoorbeeld documenten te delen. Ga dus niet altijd voor de goedkoopste oplossing…

De inlogprocedure

Inloggen kan heel veel tijd kosten door inlogcodes met lange of vreemde cijfercombinaties (of als men de gegevens niet goed heeft bewaard). Zet de inloggegevens daarom altijd in de agenda-uitnodiging. Alle deelnemers kunnen daarbij.

Je kunt het zelfs nog makkelijker maken door gebruik te maken van conference call-apps. Die zijn gekoppeld aan gebruikersaccounts en geïntegreerd in de bedrijfssoftware. Daardoor kan een call met een druk op de knop worden opgezet… handig toch?

Omgevingsgeluiden

Natuurlijk check je de hardware eerst. Dat spreekt (hopelijk) wel voor zich. Waar je ook nog zou kunnen nakijken is of je laptop of smartphone de functie “noise reduction of noise cancellation” heeft. Deze functie zorgt ervoor dat omgevingsgeluiden worden gefilterd. Er is ook een App voor en die heet Hear en die is nog gratis ook…;-)

Lukt dit niet of heb je nog een wat ouder apparaat? Zorg dan dat je in ieder geval een hoofdtelefoon of oorsopjes bij de hand hebt. Misschien niet helemaal optimaal, maar het helpt echt wel iets.