Efficiënt boekhouden voor secretaresses: tips en tools 

Als secretaresse van een middelgroot tot groot bedrijf, kan de administratie best veel focus, tijd en energie van je vragen. Het is niet voor niets dat factuursoftware populair is; het maakt je werk namelijk een stuk eenvoudiger en overzichtelijker. Wil jij graag meer uit je werkdag halen en zo efficiënt mogelijk boekhouden? Lees dan mee, want we hebben een aantal praktische, maar zeer waardevolle tips voor je uitgeschreven.

Laat klanten betalen via iDEAL

Wist je dat klanten vaak dezelfde dag nog betalen als er een iDEAL-betaallink beschikbaar is op of bij een factuur? Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 40% van de facturen door particulieren en MKB-klanten op dezelfde dag wordt betaald – en zonder zo’n link is dat slechts 5%. Maak het klanten dus zo gemakkelijk mogelijk. De meeste factuursoftware maakt het heel eenvoudig om een online betaallink mee te sturen. Je hoeft hier dus geen extra moeite voor te doen.

Gebruik een goed boekhoudprogramma

Als we het dan toch hebben over factuursoftware of een boekhoudprogramma; kies een goed werkend systeem. Dit maakt je boekhouding overzichtelijk en de resultaten zijn nauwkeuriger. Alles gaat namelijk digitaal. Tijd is ook geld, dus automatiseren is sowieso slim. Dankzij een goed boekhoudprogramma hoef je niet meer alles handmatig in te vullen en over te typen. Vaak kan je facturen en bonnen gewoon scannen met je telefoon, waardoor ze direct verwerkt worden door de software die je gebruikt.

Boekhouden op vaste momenten

Rust en orde krijg je door structuur aan te brengen. Dat geldt ook voor de boekhouding en daarom adviseren wij om dit op vaste momenten te doen. Plan die momenten in je agenda, inclusief deadlines voor btw-aangiften, salarisuitbetalingen, het indienen van inkomstenbelasting en/of de jaarrekening opmaken. Zo mis je geen belangrijke momenten, maar hoef je er ook niet mee bezig te zijn in je hoofd. Alles staat namelijk gepland, dus je loopt niet langer achter de feiten aan. Het is ook verstandig om elke week een paar kleine taken uit te voeren (zoals het sorteren van de post) die je helpen om de deadlines uiteindelijk gemakkelijker te behalen.

Bonstip

Tip: Structuur en overzicht voorkomen ook dat je extra kosten moet betalen of inkomsten misloopt doordat je dingen uitstelt. Het versturen van offertes, facturen en/of aanmaningen is een belangrijke taak. Doe je dit niet, dan loop je geld mis. En het te laat indienen van aangiften kan leiden tot boetes. Zonde van het geld van je baas!