Efficiënt online samenwerken; van push naar pull

Efficiënt, digitaal samenwerken draait om één ding: gericht kiezen per situatie voor het juiste communicatiekanaal. En daarvoor moet je van push- naar pull-modus komen. Waarom? En hoe doe je dat?

Trainer Inge Verweij geeft de training Power Maximaal digitaal en legt uit hoe dat werkt en waarom het urgent is: “We zijn gewend om vanuit een oude werkmethodiek te blijven werken, maar we krijgen steeds meer prikkels en er zijn steeds meer manieren om met elkaar samen te werken. Had je vroeger de brief en de telefoon, tegenwoordig heb je de mobiele telefoon, allerlei zakelijke apps, Skype, chat, WhatsApp en voor velen van ons is dat gewoon heel erg veel.”

Last van informatie-overload

We hebben dus last van informatie-overload. Inge: “We staan vaak in de push-modus: zenden, zenden, zenden. Daardoor krijgt iedereen verschrikkelijk veel informatie. En dat gaat tegenwerken: je raakt er gestrest van. Moet ik dát óók nog? En helaas is het zo dat de voorspelling luidt dat we binnen vijf jaar zes keer zoveel prikkels te verwerken krijgen.”

Van push naar pull: bereik de ander via het slimste kanaal

Voor de focus en rust in je werk is het beter om de hoeveelheid prikkels en informatie te beperken. Zo kunnen jij en je collega’s efficiënter werken. Om dat te bereiken is het noodzakelijk om van push naar pull-modus te komen. Als je van push naar pull gaat, krijg je niet langer de informatie over je uitgestort, maar ga je zelf halen wat je nodig hebt. Kies daarbij gericht voor de juiste tools en apps, en maak hier afspraken over met je collega’s. Die afspraken geven rust:

• wat plaatsen we waar?
• welke info delen we waar en op welke manier?
• welke tool gebruiken we in welke situatie?

Kies het juiste medium en de juiste vorm

Wat voor wie en wanneer een handig medium is, kan dus verschillen. Het kan bijvoorbeeld een zakelijke WhatsApp-groep zijn die je met je manager, team of projectgroep vormt. “Ik mail bijna niks meer naar collega’s, slechts bij hoge uitzondering”, zegt Inge. “We ondervangen bijna alles met andere tools en werken efficiënt samen via Office 365. Je kunt daar ook chatten per team. Ook hebben we een zakelijke ‘noodlijn’-appgroep waarop we snel kunnen reageren als iemand een urgente vraag of een probleem heeft. Daarnaast hebben we ook een persoonlijke groep: hierin delen we onze successen, of vakantiefoto’s.”

To do

1. Kies de juiste tools (WhatsApp, sms, Skype for business met chatfunctie, Office 365, Microsoft Teams, Yammer, e-mail, social intranet, face-to-face).
2. Maak hier afspraken over met elkaar.
3. Tel uit je (tijd)winst!

Meer weten over een digitale verbeterslag?

Lees ook het veel gelezen artikel Tips voor een digitale verbeterslag.

Zelf aan de slag

Leer je staande te houden in de verdere digitalisering met de training Power Maximaal digitaal van Inge Verweij, Bouke van Kleef en Ed Hartskeerl op 11 september in Utrecht en 25 september in Groningen. Je krijgt concrete handvatten om voorloper te worden of te blijven. Maak jezelf toekomstbestendig en werk efficiënter en effectiever.