Efficiënter werken dankzij de boekhoudkoppeling

Veel officemanagers hebben een zeer uitgebreid takenpakket. Van het ontvangen van gasten tot de boekhouding: het hoort er vaak allemaal bij. Om het werk van een officemanager enigszins te verlichten, kun je een boekhoudkoppeling gebruiken. In dit artikel lichten we toe hoe je daarmee efficiënt kunt werken.

Boekhouden kun je op allerlei manieren doen. De ouderwetse – en tevens tijdrovende – methode is het verzamelen van alle bonnetjes en facturen en deze handmatig invoeren en verwerken. Tegenwoordig zijn er allerlei handige tools om dit veel makkelijker en sneller te doen.

Ook wanneer je alle inkomsten en uitgaven digitaal ter beschikking hebt, zijn er nog veel verschillende manieren om de boekhouding op orde te houden. Zo kun je alles handmatig invoeren in Excel of in een boekhoudprogramma dat specifiek gericht is op het bijhouden de financiële administratie.

Het voordeel van Excel is dat iedereen wel een beetje wegwijs is met dit programma. Het nadeel is dat je veel alsnog handmatig moet berekenen. In een boekhoudprogramma wordt dit voor je gedaan. Een ander voordeel van een boekhoudprogramma is dat je een boekhoudkoppeling in kunt stellen.

Voordelen boekhoudkoppeling

Een boekhoudkoppeling is een verbinding tussen je boekhoudprogramma en je zakelijke rekening. Met een boekhoudkoppeling worden al jouw inkomsten en uitgaven, vanuit je zakelijke rekening, automatisch in het boekhoudprogramma geladen.

Dat heeft meerdere voordelen. Zo is je boekhouding op deze manier erg snel bijgewerkt. Daarnaast is er een kleinere kans op fouten dan wanneer je alles handmatig invoert. Ook heb je geen gedoe meer met bankafschriften en is je administratie altijd up-to-date.

Hoe stel je een boekhoudkoppeling in?

Om de boekhoudkoppeling in te stellen, doorloop je enkele stappen. Allereerst log je in bij jouw bank. Ga in het keuzemenu naar ‘boekhoudkoppeling’ en klik op ‘maak een boekhoudkoppeling’. Hierna kun je één of meerdere rekeningen selecteren die je wilt koppelen aan je boekhoudpakket. Controleer of je inderdaad de juiste rekeningen hebt gekozen.

Hierna kun je naar jouw boekhoudpakket gaan en volg je daar de instructies voor het instellen van een boekhoudkoppeling. Deze verschillen per boekhoudpakket, maar vaak is het te vinden bij instellingen. Kun je het niet vinden? Kijk dan even bij de veelgestelde vragen over jouw boekhoudpakket.

Na het instellen van de koppeling in jouw boekhoudprogramma bevestig je de aanvraag van je boekhoudkoppeling weer bij je bank. Het duurt meestal ongeveer een dag voordat de boekhoudkoppeling actief is.

Efficiënter werken

Als je eenmaal je boekhoudkoppeling hebt ingesteld, zul je merken dat je veel minder tijd kwijt bent aan het verwerken van facturen en bonnetjes. Om de boekhouding nog gestructureerder aan te pakken, is het verstandig om een vast moment in te plannen per maand of kwartaal. Op dat moment loop je alle administratie na om de stand van zaken op financieel gebied in kaart te brengen. Pak je het zo aan, dan hoef je nooit achterstallige administratie in te halen.