Externe vergaderlocatie regelen? Omzeil de 3 valkuilen!

Het lijkt zo eenvoudig. Even een vergaderzaal regelen buiten de deur, bijvoorbeeld in Amsterdam of een unieke vergaderlocatie in Amstelveen. Zo gepiept toch? Of toch niet? Waarom duurt het langer dan verwacht? Waarom stagneert het proces? Waar gaat het mis? Na ruim 20 jaar ervaring met het zoeken en het boeken van externe vergaderlocaties deel ik graag dé drie valkuilen waar mijn opdrachtgevers (en dus mijn team) met grote regelmaat in belanden.

Er zijn minstens vijftig boeken over succesvol vergaderen geschreven. Het web staat overvol met tips hoe je een vergadering zo succesvol mogelijk organiseert. Efficiënter, effectiever, boeiender, creatiever. Hoe de noodzaak vast te stellen, het doel te formuleren, de vorm te bepalen en vergaderetiquette. Waar je op moet letten, tips voor een perfecte voorbereiding en wat er nodig is om tot besluitvorming te komen. Onlangs heb ik zo’n boek gekregen. Eens kijken of ‘mijn’ drie valkuilen aangestipt worden. Helaas, er wordt nauwelijks aandacht aan besteed. De meeste adviezen zijn nogal voor de hand liggend – zorg voor een efficiënte agenda en verspreidt de notulen – en nog veel meer van dit soort ‘tips’ met een hele lange baard.  En hardop lachen moet ik om het advies om bij een externe vergaderlocatie te controleren of de ruimte aan alle brandveiligheidseisen voldoet zoals opgesteld door de brandweer en lokale gemeente. Sorry, maar dit vind ik op zijn zachts gezegd buitengewoon vergezocht. Ik heb onlangs een aantal vergaderlocaties in Amsterdam bezocht, heel veel vragen gesteld maar absoluut niet naar de brandveiligheidseisen geïnformeerd. Waarom niet? Omdat ik er gewoon vanuit ga dat dit goed geregeld is. Je gaat toch ook niet controleren of de deuren nog wel veilig in de sponningen hangen, de toiletten goed doorspoelen of wanneer de lift voor het laatst is doorgesmeerd?

Terug naar de realiteit. Wat is ervoor nodig om snel de perfecte ruimte te vinden? Wat zijn die drie valkuilen waardoor het proces van het boeken van een externe vergaderlocatie vertraagt, stagneert of zelfs eindigt?

1. Boek maar iets leuks….
2. €€€€€?
3. Met z’n allen… 

Boek maar iets leuks…

Dit horen we vaak. Het betekent feitelijk dat de opdrachtgever niet weet waar hij naar toe wil. Er is niet over nagedacht. Er is geen briefing. En wat is leuk? Natuurlijk willen we verrassen en gaan we graag helemaal los met onze voorstellen voor unieke vergaderlocaties. Maar het moet wel matchen. Het heeft geen zin om bijvoorbeeld iets hips aan te bieden op een Waddeneiland als het noodzakelijk is om in de Randstad te blijven. Bepaal in ieder geval de omgeving (plaats, regio), type locatie, de grootte, ligging, reistijd en wel of niet overnachten. Je zou denken, dat kan toch niet zo moeilijk zijn. Dus wel, zo blijkt. Vaak heeft men namelijk geen idee waar de voorkeur naar uitgaat.

€€€€€?

Een van de meest onbeantwoorde vragen. Vaak wordt hier uitermate vaag op gereageerd terwijl duidelijkheid omtrent de kosten zo ontzettend belangrijk is om de juiste vergaderlocaties te kunnen benaderen en te offreren. Onderhandelen over prijzen gaat veel efficiënter als het kostenplaatje bekend is. Niet zelden kunnen er dan ook locaties aangeboden worden die in eerste instantie veel te duur lijken maar aan de hand van een vastgesteld budget een interessant aanbod kunnen doen.

Met z’n allen…

Zondermeer een van de meest vertragende factoren. Zoveel mensen, zoveel wensen. Het is absoluut af te raden om iedereen zijn/haar mening te vragen en te betrekken bij het ‘uitkiezen’. Je kunt niet met iedereen rekening houden noch naar de zin maken. Ieder mens heeft een andere smaak. Slik daarom je eigen kikker door, hak je eigen knoop door, neem het heft in handen en bepaal zelf.

Samengevat: op zoek naar een externe vergaderruimte die aan jouw eisen en wensen voldoet? Maak dan duidelijk wat jouw eisen en wensen zijn en stel paal en perk. Simpel maar doeltreffend.

Geschreven door Marianne Kuiper, eigenaar van Efficient Hotel Partner & Music Meeting Lounge