Ga jij binnenkort in een project samenwerken?
Alles wat buiten de bestaande routines valt wordt tegenwoordig al snel een project. De kans dat je dus gevraagd wordt om mee te werken aan een project wordt steeds groter.
Misschien ga jij binnenkort al in een project samenwerken? Bijvoorbeeld in verband met een verhuizing van jullie kantoor of omdat jullie een groot congres gaan organiseren?
Als secretaresse kun je op verschillende manieren en met verschillende verantwoordelijkheden bij een project betrokken zijn.
- Als assistent ben je een medewerker aan het project. Meestal ben je alleen belast met de secretariële en administratieve taken.
- Als lid van het projectteam draag je vanuit jouw eigen rol met jouw specifieke vakkennis en expertise eigen inbreng aan het project.
- Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het succesvol realiseren van het project. Je coördineren de werkzaamheden en stuurt ook de projectmedewerkers aan.
Tools
Goede communicatie en efficiënte samenwerking spelen een sleutelrol bij het succes van een project. Er moeten dus goede afspraken gemaakt worden over hoe er precies wordt samengewerkt. Je kunt hierbij denken aan moderne digitale hulpmiddelen en project(samenwerkings)tools om optimaal met elkaar samen te werken, zoals bijvoorbeeld Trello en/of Basecamp.
Valkuilen
Er zijn vele projectmethoden ontwikkeld en er zijn honderden boeken geschreven over (succesvol) projectmanagement, toch mislukken er nog regelmatig projecten. Wat kunnen de valkuilen zijn?
- Het project wordt te groot; en als projecten te groot worden dan zijn ze bijna niet meer te managen. Er zijn dan teveel verschillende belangen en de doorlooptijd wordt dan ook vaak veel te lang, waardoor er waarschijnlijk ook weer verzet vanuit de eigen organisatie komt. Commitment van alle partijen in de organisatie is essentieel.
- Samenstelling projectteam; een goede projectmanager kan zowel het team aansturen als overzicht houden. Van groot belang is ook de juiste samenstelling van het team.
- Verbinding tussen de teamleden; als de samenwerking face-to-face al niet goed is, dan wordt deze door het gebruik van technologieën ook niet beter, waarschijnlijk alleen maar slechter.
Plan van aanpak
‘Plan van Aanpak’ is een andere term voor projectplan. Er zijn veel verschillende indelingen van een projectplan of een plan van aanpak. Het is maar net welke methode je volgt (bijvoorbeeld PRINCE2, Agile, IPMA). In een projectplan zie je in ieder geval onderstaande onderdelen terugkomen:
- Situatieschets/ probleemstelling project
- Projectopdracht/ definitie/ Randvoorwaarden
- Risicoanalyse
- Inrichting van het project/ de productbeschrijvingen
- de benodigde mensen en middelen
- een (tijds)planning van de activiteiten
- het projectbudget
Met plezier samenwerken
Samenwerken is niet altijd makkelijk. In een projectteam zitten verschillende deelnemers met een verschillend beroep en met een andere werkstijl die samen gaan werken werken om een doel te bereiken. Juist vanwege de verschillen vorm je met elkaar het projectteam. Het kan geen daarom kwaad je bij de eerste kennismaking te verdiepen in elkaars achtergrond. Vertel elkaar wat je kunt en wat de voordelen daarvan zijn.
Volg ons