Handige AI-tools voor Support Professionals

In deze blogpost delen we handige tips voor Support Professionals die gebruik willen maken van online tools die Artificial Intelligence (AI) gebruiken. Deze AI-tools zijn ontworpen om je werk efficiënter en slimmer te maken. Maak er dus vooral gebruik van.

Slimme spraakherkenning gebruiken

Google Speech-to-Text is een AI-tool die spraakherkenningstechnologie gebruikt om gesproken woorden om te zetten naar tekst. Deze tool biedt een hoge mate van nauwkeurigheid en kan worden geïntegreerd met andere Google-services, zoals bijvoorbeeld Google Documenten. Met de eenvoudige interface kun je gemakkelijk audio-opnames uploaden en deze snel omzetten naar geschreven tekst. Bovendien is Google Speech-to-Text beschikbaar in meer dan 120 talen, waardoor het een veelzijdige keuze is voor Secretaresses en Support Professionals die in verschillende internationale contexten werken.

Speechnotes is een online spraak-naar-tekst tool die alles wat je zegt omzet in geschreven tekst. Dit stelt secretaresses in staat om snel notities te maken tijdens vergaderingen of telefoongesprekken zonder aantekeningen te hoeven maken met pen en papier. In plaats van te typen, praat je in de microfoon. De software doet de rest.

AI-tools voor agendaplanning

Het plannen van afspraken kan soms een hele klus zijn, vooral wanneer er meerdere agenda’s moeten worden gesynchroniseerd. Calendly is een online tool die dit proces volledig automatiseert met behulp van AI. Met Calendly kun je eenvoudig je beschikbaarheid instellen en een persoonlijke link genereren die je kunt delen met anderen. Wanneer iemand op de link klikt, kunnen ze direct zien wanneer je beschikbaar bent en zelf een afspraak inplannen zonder dat er eindeloos heen en weer gemaild hoeft te worden. Calendly integreert naadloos met populaire agenda’s zoals Google Calendar, Outlook en Office 365.

Clara is een andere AI-gestuurde tool die jouw persoonlijke assistent wordt bij het plannen van afspraken. Deze intuïtieve software maakt gebruik van machine learning-technologie waardoor Clara steeds beter wordt in het begrijpen van jouw voorkeuren en communicatiestijl. Clara kan niet alleen suggesties doen voor mogelijke tijdstippen, maar houdt ook rekening met jouw prioriteiten en past zich aan aan veranderende omstandigheden. Met de mogelijkheid om meerdere agenda’s te beheren en automatisch herinneringen te sturen, helpt Clara je bij het optimaliseren van je agendaplanning.

Geautomatiseerd Social Media beheren

Als Support Professional ben je vaak ook verantwoordelijk voor het beheren van de Social Media-accounts van je organisatie en/of manager. Het handmatig plaatsen van berichten op verschillende platforms kan echter behoorlijk veel tijd in beslag nemen. Hootsuite biedt een oplossing door het automatiseren van dit proces met behulp van AI. Met Hootsuite kun je berichten plannen en tegelijkertijd op meerdere sociale mediaplatforms plaatsen. Je kunt ook de prestaties van je berichten volgen en analyseren, zodat je kunt zien welke content goed werkt en welke niet.

Het vertalen en verbeteren van je teksten

Stukken tekst vertalen? Of zelfs een .pdf, .docx of .pptx vertalen. Dat kan heel handig en gratis met DeepL. Grammatica- en interpunctiefouten corrigeren kan heel gemakkelijk met DeepL Write. Ook kan je hiermee zinnen herschrijven, je taalgebruik verfijnen en juiste toon zoeken voor je teksten.