Het secretariaat als een ‘pizzapunt’?

De tijd van de traditionele piramideorganisatie ligt echt achter ons. De platte, wendbare pizzaorganisatie neemt haar plek in. Diana Russo, keynotespreker op het Management Support Event 2019, creëerde dit nieuwe organisatiemodel met twaalf ingrediënten.

“Managementondersteuners kunnen door hun gastvrije instelling, regelkracht en vermogen om partijen met elkaar te  verbinden op veel plekken een zinvol bijdrage leveren aan de veerkracht van een organisatie.”

Door de verregaande digitalisering is er al heel veel veranderd in organisaties. Maar de meeste vernieuwingen werden binnen de bestaande structuur geplaatst, nieuwe vormen op oude gewoontes geplakt. Her en der zijn er wel netwerkbedrijven ontstaan en sommige sectoren zetten zelfsturing in. Maar top-downorganisaties met een hiërarchische structuur waren tot voor kort nog steeds de norm.

Het einde van de hiërarchische structuur

Die piramide heeft echt z’n beste tijd gehad, zegt HR- en organisatievernieuwer Diana Russo – en vele anderen. Diana: “We weten natuurlijk al een tijd: de wereld verandert en organisaties moeten hierin mee. Ons denken over organiseren moet radicaal om. De dingen die we altijd deden, passen niet meer en dat ga je steeds harder merken.
Dat geldt ook voor de assistant. Die had jarenlang dezelfde taken, en al kreeg ze er steeds nieuwe middelen bij, haar rol veranderde in beginsel weinig. Maar de huidige trends en ontwikkelingen als robotisering, het werken met algoritmes en andere moderne technologieën maken onze omgeving in ras tempo complexer. Dit veroorzaakt een radicale verandering, waardoor standaardisaties en strakke procedures niet meer werken.”

Ben jij al een agile assistant?

Download hier de whitepaper en ontdek wat agile werken, scrum en kanban kan betekenen voor jou en het secretariaat.

Een pizza, met twaalf ingrediënten

In een wereld die nooit stilstaat, moet is innoveren een noodzaak. Daar kun je je zorgen over maken, je kunt het ook omarmen. “Routinematig werk wordt overgenomen door technologie.
Wees niet bang voor de grote boze robot, die ontwikkeling heeft ook positieve kanten: meer tijd voor wezenlijke dingen en meer aandacht voor de mens. Maatwerk is geen fabel meer, maar wordt juist de norm. Je mag op ontdekkingsreis, je eigen wereld als ondersteuner opnieuw vormgeven.”

Ondersteuners kunnen goed omgaan met verandering

Wat haar betreft zouden managementondersteuners dat heel goed moeten kunnen, zij zijn gewend om in te spelen op onverwachte situaties en hun werkwijze aan te passen aan de veranderende organisatie. “Al doende je aanpassen, daar zijn ze kampioen in.
In de organisatie van de toekomst gaat dat zeker gebeuren, daar komt de assistant heel goed to haar recht, denkt ze. Belangrijkste verandering is de structuur: weg met de piramide, welkom platte organisatie. Diana Russo ontwikkelde daarvoor het zogenaamde pizzamodel. Plat, met twaalf ingrediënten die helpen een organisatie wendbaarder, meer agile, te maken.

Gedelegeerde verantwoordelijkheid

Op de vraag er vijf ingrediënten uit te lichten, is ze duidelijk: wil het écht werken, heb je ze alle twaalf nodig. “Het gaat om het totaalplaatje voor de organisatie, het team en ook het individu. Alles staat met elkaar in verbinding en heeft effect op elkaar. De bovenste rij ingrediënten, de manieren van werken, zijn het makkelijkste te veranderen. Op het oog, want echt goed functioneert het pas als je de rij eronder goed hebt ingericht, dat zijn de manieren van organiseren die erbij horen.
De onderste rij is al even belangrijk. Dat is je kern, je cultuur, je leiderschap; de manier waarop je naar je organisatie en je mensen kijkt. Probeer maar eens de verantwoordelijkheid voor een traject in kleine stapjes te delegeren aan een zelfsturend team als je geen helder gezamenlijk doel hebt, of geen vertrouwen in je mensen. Dan stagneert het veranderproces snel.”
De pizzaorganisatie wordt gekenmerkt door flexibiliteit en menselijkheid. “Dat vergt een totaal andere manier van organiseren en structureren, van communicatie en van samenwerking, van leiderschap ook dan in de piramide.” Met gedelegeerde verantwoordelijkheid, optimale autonomie en beslissingsbevoegdheid werk je in teams aan het beantwoorden van een (klant)vraag.

VERGROOT JE WENDBAARHEID!

Wil jij meer weten over de pizzaorganisatie? En je een dag lang laten bijpraten over het Agile op het secretariaat? Kom dat naar het Management Support event op 14 november in de Jaarbeurs Utrecht. Of bekijk alvast de video op managementsupport.nl.