Hoe AVG-proof is papier binnen jouw bedrijf?

Met de invoering van de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, op 25 mei a.s. worden bedrijven verplicht nóg zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens. Het gaat dan niet alleen om duidelijk gevoelige informatie als iemands rekeningnummer of inloggegevens, maar ook om meer ‘algemene’ persoonlijke informatie als adresgegevens, geboortedatum of burgerservicenummer. Want met een beetje kennis en ervaring is het met deze gegevens al mogelijk om fraude te plegen, zoals het onder een valse naam e-mails versturen, online bestellingen plaatsen of zelfs een lening afsluiten.

Hoge boetes

Veel bedrijven nemen als gevolg van de invoering van de AVG voorbereidingen om hun digitale data zo goed mogelijk te beveiligen. Echter, wat hierbij vaak wordt vergeten is dat veel informatielekken juist door papieren data worden veroorzaakt. Denk bijvoorbeeld aan uitgeprinte documenten die je na gebruik in de papierbak weggooit of printjes die bij de printer blijven liggen. In veel gevallen gaat het goed en komen deze data niet in handen van onbevoegden met kwade bedoelingen. Maar als het wél verkeerd gaat, kan het rampzalige gevolgen hebben. Niet alleen voor de personen wiens gegevens op straat liggen, maar ook voor de onderneming die daarvoor verantwoordelijk is. Want wie niet aan de AVG voldoet, riskeert hoge boetes: per overtreding tot 20 miljoen euro of maximaal 4% van de jaaromzet. De invoering van de AVG moet dus wel degelijk serieus worden genomen.

Verschillende veiligheidsniveaus

Volgens de AVG moeten persoonsgegevens niet alleen zorgvuldig worden verkregen en opgeslagen, ze moeten – indien nodig – ook zorgvuldig worden vernietigd. En dan hebben we het niet over het doorscheuren van een document voordat je het in de papierbak gooit…

Zelfs eenvoudige papiervernietigers zijn, afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten, niet altijd meer veilig genoeg. Met de huidige technieken is het namelijk steeds beter mogelijk om de overgebleven strookjes weer te herleiden naar het originele document. Het is daarom beter om een papiervernietiger te kiezen met een veiligheidsniveau dat past bij jouw bedrijf. Hierbij geldt: hoe hoger het niveau, hoe kleiner de uiteindelijke papiersnippers. Dit kan variëren van het versnipperen van een A4 in 200 tot zelfs wel 2000 stukjes. Maar ja, het adresbestand van de lokale voetbalvereniging is natuurlijk ook een stuk minder fraudegevoelig dan de betalingsgegevens van jouw relaties. En hoewel het misschien omslachtig en tijdrovend klinkt om al je papieren afval voortaan eerst door de papiervernietiger te halen, de huidige moderne machines bieden ook mogelijkheden als automatische invoer voor grote hoeveelheden documenten waarbij je niet eens de nietjes of paperclips van tevoren hoeft te verwijderen. Zo neemt het vernietigen van papier tegenwoordig nog maar weinig tijd in beslag, terwijl het wel veilig en AVG-proof gebeurt.

Praktische AVG-tips en keuzehulp

Op de website van Rexel Europe kun je meer lezen over wat de AVG precies inhoudt en vind je in de speciale whitepaper een aantal praktische tips hoe jouw bedrijf aan deze nieuwe privacywet kan voldoen. Bovendien vind je hier een handige keuzehulp om te bepalen welk veiligheidsniveau jouw bedrijf zou moeten hanteren voor het vernietigen van papieren data.