Hoe behaal je als assistant alle deadlines?

We kennen het als assistant allemaal wel. Je hebt je voorgenomen vandaag een aantal zaken nu eens écht af te krijgen. Totdat je directeur binnenloopt en een berg werk bij je afgeeft, die bij wijze van spreken gisteren al af moest zijn. Balen! Weer een dag waarop jij jouw eigen deadlines niet af krijgt. Ik geef je graag een aantal tips hoe je als assistant naast alle opdrachten die je krijgt tóch ook je eigen deadlines kunt blijven volgen.

1. Word zo ICT vaardig als je maar kunt zijn

Daarmee bedoel ik dat het als assistant heel slim is om uit te zoeken welke software werk vóór jou kan doen in plaats van dat je ermee zit te stoeien. Er zijn tal van programma’s die het leven als assistant een stuk gemakkelijker maken. Daarnaast hoef je natuurlijk niet meteen op zoek naar allerlei nieuwe tools, misschien zijn de bestaande programma’s namelijk ook heel geschikt, maar heb je meer kennis van zaken nodig. Je verdiepen in bestaande software kan dus ook zeker de moeite waard zijn.

Ik geef je graag een voorbeeld. Heb je een training gevolgd hoe je Outlook nog slimmer kunt inzetten voor je werk, zorg dan dat je iedere dag een half uur vrijhoudt in je agenda. In dat geplande half uur ga je een paar keer per week oefenen met alles wat je geleerd hebt. Op die manier onthoud je alle tips & tricks beter en ga je er vanzelf mee aan de slag. Al deze tips & tricks zullen er waarschijnlijk voor gaan zorgen dat jij efficiënter en sneller gaat werken. Dat scheelt weer tijd, tijd die jij mooi voor je eigen deadlines kunt inzetten.

2. Slim werken

Hiermee bedoel ik dat het soms loont om bij iedere taak eerst eens te bekijken wat er nodig is om deze zo slim en efficiënt als mogelijk op te pakken. Dit kun je beter doen dan als een onbesuisde aan de slag te gaan. Het kan echt lonen om even van een afstand naar de taak te kijken en dan te bekijken welke tool of handigheid hiervoor het meest geschikt is. Dit klinkt misschien als vertragend, maar het werkt echt heel goed. Het resultaat is dat je – doordat je meer over de taak en het resultaat hebt nagedacht – waarschijnlijk ook het gewenste resultaat voor je opdrachtgever bereikt op een zo efficiënt mogelijke manier. Je bent dus sneller met de taak klaar én je opdrachtgever is blij: een win-win situatie dus.

3. Werk zo effectief mogelijk

Effectief werken houdt in dat je de juiste prioriteiten weet te stellen. Dit houdt in dat jij je dus verplaatst in je opdrachtgever, waar heeft hij/zij behoefte aan en welke taken moeten vandaag af zijn? Hoe meer jij actief meedenkt met je opdrachtgever hoe meer jij zelf al weet welke deadlines er liggen. Effectief werken begint dus al bij je mailbox. Daar kan het je helpen om bijvoorbeeld in Outlook met tasks te werken door middel van de rode vlaggetjes. Zo heb je snel iedere dag de prio’s bij de hand. Of je start met een online to do lijst zoals Asana. Daarin kun je allerlei taken zetten, aanvullende info erbij zetten en zelfs documenten of mailtjes erbij slepen. Zo houd je alles per taak gebundeld en beschik je overal over de juiste informatie. Het is aan jou wat je fijn vindt werken.

4. Werk Mono

Als assistant is het soms lastig om je te focussen. Geregeld staan er collega’s aan je bureau om iets te vragen, blijft de telefoon maar gaan en stromen de e-mails binnen. Probeer deze prikkels te minimaliseren en werk zoveel mogelijk Mono. Zo kun je bijvoorbeeld de melding van Outlook dat er weer een nieuwe e-mail is binnenkomen uitzetten. Spreek daarnaast, als collega’s onder elkaar, af dat jullie, om te beginnen 1 x per dag een uur lang de deur dicht doen. Dit is de tijd waarop jullie niet gestoord mogen worden door andere collega’s en daarmee dus een uur focustijd hebben. Zorg dat de telefoontjes tijdens dat uur worden doorgeschakeld naar een callcenter en zet vooral ook je eigen mobiel op stil en houd deze in je tas.

Probeer deze tips niet allemaal tegelijkertijd in te voeren. Nieuwe werkwijzen kosten tijd. Gun jezelf daarom tijd om deze tips rustig één voor één in te voeren.

Ik wens je veel succes!

Geschreven door Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van en virtual assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel.

Kijk voor meer informatie eens op haar website of mail haar via caro@shiftos.nl. Bellen mag via (06) 13624375