Hoe een vergadertool het leven van een assistant makkelijker maakt

Het is maandagochtend en je maakt je planning voor de week. Je ziet dat er donderdag weer een vergadering op de planning staat. Eigenlijk weet je al genoeg, het gaat weer een week worden vol frustraties, chaos en omslachtig werk.

Maandagmiddag: je besluit de agenda van de vergadering van aanstaande donderdag te gaan voorbereiden. Je opent de Google Drive omgeving waarin jullie de verslagen opslaan… één grote chaos! Nadat je door talloze mapjes en documenten heen hebt geklikt, heb je de vorige vergadering gevonden. Je dupliceert de agenda en maakt een nieuw document voor de meeting van donderdag.

In het verslag van de vorige meeting zie je dat er aan vier collega’s acties zijn toegewezen. Je stuurt alle vier een mailtje met de vraag of ze hun acties hebben voltooid (stiekem weet je al wat het antwoord gaat zijn…). Vervolgens stuur je aan alle genodigden een uitnodiging voor de meeting van donderdag: of ze kunnen aangeven of ze aanwezig zijn en of ze alvast input willen leveren voor agenda.

Dinsdagochtend: fris en fruitig start je aan de nieuwe dag. Je opent je mailbox en schrikt, meer dan 10 nieuwe mails over de meeting van donderdag!

Twee collega’s mailen over hun acties van de voorafgaande meeting, uiteraard niet voltooid: vergeten! Ook ontvang je wat mails omtrent de aanwezigheid. Enkele personen die niet aanwezig kunnen zijn, sturen hun input alvast door. Ook de manager heeft gemaild of je iedereen alvast een aantal documenten wilt doorsturen die voor de meeting gelezen moeten worden.

Je bent veel te lang bezig geweest met al deze mails verwerken. Je hebt de agenda geüpdate. Tijd om alle genodigden opnieuw te mailen: de agenda-update en de additionele documenten. Done!

Shit.. Je bent vergeten door te geven dat de meeting op verzoek een half uurtje vervroegd wordt. Nog maar een mailtje achteraan…. Enkele uren laten is je mailbox alweer volgestroomd met reacties. De chaos is weer compleet. Je bent inmiddels 28 mailtjes verder, een gigantische thread voor slechts 1 meeting…

Donderdag: De meeting begint bijna. De afgelopen twee dagen ben je vele uren bezig geweest met mails over de meeting beantwoorden, updates versturen, input verwerken en nog veel meer…

Het is tijd voor de meeting. Zoals gewoonlijk ben jij verantwoordelijk voor de notulen. Dit gaat prima! Alleen ligt het tempo vrij hoog, waardoor je verslag een wirwar is van notulen, besluiten en acties. Na de meeting ga je er een mooi gestructureerd verslag van maken. Halverwege de meeting ontstaat er discussie over een besluit dat wel al dan niet genomen is enkele weken geleden. Aan jou de taak om dit besluit, en de context, terug te vinden in de verslagen van de vorige meetings. Zoeken maar…

De meeting is voorbij. Door het onhandige zoekwerk helaas met flink wat uitloop. Je bent opgelucht, maar nog niet klaar. Tijd om alle notulen, acties en besluiten overzichtelijk in een document te verwerken. Je maakt het verslag mooi op: logootje erbij en je maakt er een PDF van.

Je stuurt het PDF verslag toe naar alle belanghebbende. Ook stuur je nog maar een extra mail naar iedereen die nieuwe acties toegewezen heeft gekregen. Tegen beter weten in hoop je dat iedereen komende week zijn acties netjes voltooid. Tijd om de meeting van volgende maandag te gaan voorbereiden…

Stel je eens voor… al deze omslachtige, chaotische en foutgevoelige vergaderprocessen stoppen. Een tool die je hierbij helpt… die zorgt dat jij een meer coördinerende rol krijgt i.p.v. de haal- en brengplicht van informatie waar niemand iets mee doet.

Deze vergdertool is er! En heet Notulen Software, de vergadertool voor het secretariaat: efficiënt, makkelijk en overzichtelijk. Wil jij weer weten over de mogelijkheden van Notulen Software voor het secretariaat? Klik hier.