Hoe maak je een goede planning?

Hoewel de één er meer waarde aan hecht dan de ander, brengt het maken van een planning vaak veel rust met zich mee. Zodra je je taken duidelijk hebt opgeschreven – evenals de momenten waarop je ze gaat uitvoeren – hoeven ze immers niet meer in je hoofd rond te spoken. Toch is het maken van een goede planning niet altijd eenvoudig; misschien werk je je planning slechts sporadisch bij of ben je altijd iets te optimistisch wanneer je moet inschatten hoe lang je over een bepaalde taak zult doen. De onderstaande tips kunnen je helpen bij het ontwikkelen van een bruikbare planningsstrategie; zowel op kantoor als in je privéleven.

Kies een passend hulpmiddel

Werk je het liefst volledig digitaal of gaat er voor jou niets boven pen en papier? Zoek om te beginnen uit welke planningshulpmiddelen jij het handigst vindt. Op digitaal gebied staan er allerlei planningsapps tot je beschikking, waaronder TimeTune en Any.do. De twee laatstgenoemde apps zijn ook als desktopversie beschikbaar. Wanneer je graag een papieren planning maakt, kan een speciaal planningsboek uitkomst bieden. Toch kan een blanco notitieboek net zo geschikt zijn en kun je op je werk bijvoorbeeld een exemplaar met het bedrijfslogo gebruiken. Zulke gepersonaliseerde notitieboekjes vind je onder meer tussen de huisstijl-producten van Saxoprint.

Bepaal wat je in je planning opneemt

Bedenk welke categorieën taken je in ieder geval in je planning wilt laten terugkomen. Heeft de planning enkel betrekking op zakelijke activiteiten of wil je ook je privétaken opschrijven? En hoe gedetailleerd moet je planning zijn? De één maakt het liefst een globaal weekoverzicht van geplande afspraken en werktaken die moeten worden afgerond, terwijl de ander het heerlijk vindt om alles tot in detail vast te leggen en bijvoorbeeld ook boodschappenlijstjes, maaltijden en huishoudelijke taken in de planning op te nemen. Overigens kan een planning de dagelijkse praktijk ook overstijgen en je helpen bij het bepalen van je doelen en het integreren van reflectiemomenten. Spreekt dit laatste je aan, dan kunnen boekjes als de Passion Planner en de Daily Greatness Planner een handige basis bieden.

Maak een indeling op basis van prioriteit

Een lange, onoverzichtelijke lijst met taken werkt eerder demotiverend dan motiverend. Bovendien kunnen zulke to do-lijsten ervoor zorgen dat je taken die nog niet per se afgerond hoeven te worden het eerst oppakt en in tijdnood komt bij taken die wél haast hebben. Het is dan ook van groot belang om taken in te plannen aan de hand van hun prioriteit. Een praktische timemanagementmethode die je hierbij toe kunt passen is die van Eisenhower. Het model van Eisenhower maakt onderscheid tussen urgentie en belang, waarbij alle taken een plaats krijgen in één van de vier vakjes van een matrix. Meer over deze methode kun je lezen in dit artikel.

Houd het realistisch

Een veelvoorkomend struikelblok: te optimistisch plannen. Taken nemen vaak net iets meer tijd in beslag dan je van tevoren denkt en er zullen altijd onverwachte onderbrekingen op je pad komen. Om realistischer te kunnen plannen, is het belangrijk dat je erachter komt hoe lang je daadwerkelijk over een bepaald soort taak doet. Noteer daarom – vooral in het begin − na het afronden van een taak het aantal minuten of uren dat je uiteindelijk kwijt was. Realistisch plannen wordt ook gemakkelijker wanneer je grotere taken in kleine stukjes hakt en deze per onderdeel in je planning verwerkt. Bijkomend voordeel: de betreffende taak lijkt ineens een stuk beter te behappen. Verder is het essentieel om marges in te plannen. Door speling te creëren, voorkom je dat onvoorziene situaties meteen je hele dagplanning in de war schoppen.