Hoe technologie je kan helpen bij het notuleren
Als Support Professional ben jij waarschijnlijk degene die belast is met de verslaglegging van vergaderingen. In dit blog bespreken we hoe technologie je kan helpen bij het notuleren en/of het maken van een actie- en besluitenlijst. Ook delen we nog drie handige tips om je op weg te helpen.
Waarom technologie gebruiken bij het notuleren?
De belangrijkste reden waarom je technologie zou moeten gebruiken om te notuleren is tijdsbesparing. Nu zullen de meeste van ons de notulen op de laptop maken. Door nog slimmer gebruik te maken van beschikbare technologie kan je ook het risico op fouten een heel stuk verkleinen.
Door gebruik te maken van de juiste technologie kan je:
- Je efficiëntie verbeteren: Digitale notuleertools kunnen je helpen om sneller te typen, belangrijke informatie te markeren en samenvattingen voor je maken. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar zorg je er ook voor dat je minder fouten maakt.
- De vergadering makkelijker organiseren: Het plannen van vergaderingen kan soms best tijdrovend zijn. Probeer bijvoorbeeld eens gebruik te maken van de nieuwe Planningsassistent in Outlook. Hierbij is het zelfs mogelijk om de vergadering automatisch te laten inplannen zodra iedereen zijn of haar beschikbaarheid heeft opgegeven.
- De samenwerking vereenvoudigen: Veel moderne notuleerhulpmiddelen (denk hierbij bijvoorbeeld aan OneNote of Teams) stellen je in staat om notities te delen en samen te werken met andere teamleden. Dit bevordert de communicatie en zorgt ervoor dat iedereen, altijd dezelfde up-to-date informatie heeft.
Welke (technologische) hulpmiddelen zijn er zoal?
Een van de eerste stappen om technologie slim in te zetten bij het notuleren, is het kiezen van de juiste notuleerapp of software. Er zijn natuurlijk tal van opties beschikbaar, dus het is belangrijk om er een te vinden die bij jou en de organisatie past. We benoemen er hieronder een aantal:
- Microsoft OneNote: Een uitstekende keuze als je al gewend bent aan Microsoft Office-producten. OneNote biedt een flexibele, digitaal notitiesysteem waarmee je gemakkelijk kunt typen, schetsen, afbeeldingen invoegen en zelfs audio-opnamen kunt maken. Lees ook het artikel: 5x waarom elke secretaresse met OneNote zou moeten werken.
- Evernote: Evernote is heel handig voor het organiseren van notities en het synchroniseren van informatie tussen verschillende apparaten. Het heeft krachtige zoekfuncties, waardoor je snel kunt vinden wat je nodig hebt.
- Google Keep: Als je het fijn vindt om met Google-producten te werken, is Google Keep ook een eenvoudige en effectieve notuleerapp waarmee je notities kunt maken, lijsten kunt bijhouden en zelfs ook spraakmemo’s kunt opnemen.
Tip: Vergeet niet om ook te kijken naar functies zoals samenwerkingsopties en integraties met andere apps die je al gebruikt.
Spraakherkenning activeren voor sneller notuleren
Een slimme optie die vaak over het hoofd wordt gezien is spraakherkenning. Tegenwoordig hebben de meeste smartphones en computers een ingebouwde spraakherkenningstechnologie. Hiermee kan je dus heel eenvoudig gesproken woorden omzetten in tekst. Tijdens een vergadering hoef je dan alleen maar je telefoon of laptop bij de hand te houden en je kunt direct opnamen maken van wat er wordt gezegd. De meeste notuleerapps hebben een ingebouwde spraak-naar-tekst functie, waarmee je de opnamen kunt omzetten in geschreven notities. Dit bespaart je niet alleen heel veel tijd, het zorgt er ook voor dat je geen enkel detail mist.
Tip: Het kan helpen om een externe microfoon te gebruiken voor een nog betere opnamekwaliteit!
Notitiesjablonen gebruiken voor consistentie
Een andere manier waarop technologie je kan helpen bij notuleren is door gebruik te maken van notitiesjablonen. Een sjabloon is een vooraf gedefinieerd format dat je kunt gebruiken om consistentie aan te brengen in je notities. Veel notuleerapps en -software bieden standaard sjablonen aan voor verschillende situaties. Zo ook in Microsoft Word. Ga jij toch een eigen notuleersjabloon maken? Hieronder hebben we een aantal elementen opgesomd die handig zijn om op te nemen in je sjabloon:
- Datum en tijd: deze kan je natuurlijk automatisch laten aanpassen in het sjabloon.
- Aanwezigen: Zet de namen van alle deelnemers alvast in het sjabloon van de notulen. Tijdens de vergadering hoef je dan alleen nog de namen te verwijderen van de personen die er niet waren.
- Agenda: Voeg de agenda van de vergadering alvast toe aan de notulen. Zo kan je makkelijk verwijzen of nog makkelijk is het om direct onder het agendapunt de aantekeningen te typen.
- Actiepunten: Maak van tevoren een tabel of lijst van actiepunten die tijdens de vergadering zijn toegewezen, samen met de verantwoordelijke personen en deadlines.
Heb jij nog meer tips om op te nemen in een eigen sjabloon?
Deel het in de reactie onder dit artikel!
Volg ons