Hoe vertel je iemand dat ze niet goed functioneert?

Misschien heb je het wel eens meegemaakt. Een collega die niet goed functioneert. Maar wat doe je daarmee? Best lastig. En niet alleen als je leidinggevende bent. In dit blog geven we je een aantal praktische tips over hoe je het beste kunt omgaan met een collega die niet goed functioneert.

1. Maak het bespreekbaar

Dit is meteen de belangrijkste tip. Bespreek het met de betreffende collega. Draai er niet omheen. Het is wel handig om je goed voor te bereiden. Zo’n gesprek voer je uiteraard niet midden op de afdeling. Zorg dus voor een veilige plek met voldoende privacy. Vertel van tevoren ook waar het gesprek over zal gaan, zodat het geen complete verassing is. Zorg er ook voor dat je aan de hand van duidelijke voorbeelden kunt uitleggen waarom je collega niet goed functioneert. En vertel ook waarom je dit vertelt. Namelijk omdat je graag wil dat het functioneren beter zal gaan. Maak afspraken met elkaar over wat er beter moet en hoe de betreffende collega dit gaat aanpakken. Spreek ook af wanneer de verbetering gerealiseerd moet zijn. Welke ondersteuning krijgt ze daarbij? Voor leidinggevenden kan het ook verstandig zijn om het gesprek niet alleen met de betreffende collega te doen maar bijvoorbeeld samen met een HR medewerker.

Leestip: Starten met leidinggeven doe je zo, waardevolle tips.

2. Vastleggen

Wanneer je afspraken met elkaar maakt over wat er beter moet, dan is het belangrijk om deze afspraken ook vast te leggen. Dit heeft meerdere redenen. Ten eerste kunnen jullie terugvallen op de vastgelegde afspraken in een volgend gesprek. Maar er zit ook een juridisch aspect aan. Wanneer je als leidinggevende afspraken maakt met een medewerker over het verbeteren van het functioneren is het noodzakelijk om deze afspraken vast te leggen. Wanneer het functioneren niet verbetert en je zou de betreffende medewerker willen ontslaan moet je kunnen aantonen dat er voldoende inspanningen zijn gedaan om het functioneren te verbeteren.

Leestip: Zo bereid je jouw functioneringsgesprek voor

3. Bied ondersteuning bij slecht functioneren

Niet goed functioneren kan allerlei oorzaken hebben. Maar om beter te gaan functioneren is hulp van collega’s en/of leidinggevenden nodig. Die ondersteuning kan verschillende vormen hebben. Bijvoorbeeld uitleg en instructies over procedures. Maar ook het geven van feedback over hoe je collega een bepaalde situatie heeft aangepakt is ondersteuning. Neem hier de tijd voor. En ook hiervoor geldt dat het handig is om de ondersteuning te beschrijven en vast te leggen.

Leestip: 5 Tips voor het maken van een goede procesbeschrijving

4. Reflecteer

Hou het zeker niet bij maar een gesprek. Voer regelmatig gesprekken met elkaar over het functioneren. Stel met elkaar vast of het beter gaat of niet. Is de gekozen aanpak nog de juiste? Of is bijstelling en bijsturing nodig? Soms kan de conclusie ook zijn dat verbetering niet meer mogelijk is. Dan is het belangrijk om met elkaar afspraken te maken over het einde van het dienstverband. Dit is uiteraard voor een leidinggevende. Laat je als leidinggevende hierbij altijd ondersteunen door een collega van HR of door een juridisch adviseur. Bied ook hierbij steun aan de niet-functionerende collega of medewerker. Bijvoorbeeld door ook voor haar juridisch advies of hulp beschikbaar te stellen. Dat is vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap niet ongebruikelijk.