Hoeveel tijd besteed jij aan het koffieapparaat?

Bij de taken van een secretaresse of ondernemer van een MKB bedrijf gaat veel tijd zitten in kleine zaken. Van het plannen van afspraken tot inkoop en het managen van allerlei dagelijkse perikelen. Eén van die terugkerende taken betreft de bedrijfskoffie. Hieronder lees je meer over de praktische kant van een kop koffie op kantoor en hoe dit efficiënt georganiseerd kan worden.

Bij een klein bedrijf of startup is een kopje koffie vaak vergelijkbaar met de thuis situatie. Iemand zet een kan koffie of er staat een koffieapparaat met capsules of een basic koffieautomaat. Koffie, melk en suiker worden regelmatig bij gekocht en als het apparaat niet werkt brengt iemand het naar een reparateur. Aanvankelijk is dit vaak geen probleem, maar naarmate een bedrijf groeit en professionaliseert gaan er meer zaken spelen. Zo vormen de beschikbaarheid, snelheid, prijs en andere zaken een steeds belangrijkere factor. Waar moet je op letten bij de inrichting van een efficiënt proces voor de koffie op jouw kantoor?

Snelheid

Naarmate een koffiezet apparaat door meer mensen gebruikt wordt, is het belangrijk dat de snelheid voldoende is. Een lange rij voor de koffiemachine is wel gezellig maar niet wenselijk voor de meeste ondernemers. Hier is de afweging meerdere apparaten dan wel snellere apparaten in te zetten om te zorgen dat het genot van een kopje koffie de productiviteit van het bedrijf niet belemmert. Vaak kan een leverancier van zakelijke koffiezetautomaten een gefundeerde berekening maken waarin het aantal werknemers en de kenmerken van de lokatie meegenomen worden.

Bevoorraading

Er gaat onbewust al snel veel tijd zitten in het inkopen van koffie, melk, suiker en andere gerelateerde producten zoals thee of koekjes. Een partij die hier goed over na heeft gedacht is Gio Coffee.  Zij leveren niet alleen professsionele koffiezetapparaten voor bedrijven maar bevoorraden ook de pantry. Dit scheelt op jaarbasis veel tijd waardoor er meer aandacht aan belangrijkere zaken kan worden gegeven.

Onderhoud

Denk bij de aanschaf van een koffiezet apparaat ook aan het onderhoud, bijvoorbeeld via een contract. Zo is het prettig als er snel een vervangend apparaat geregeld kan worden als het vaste koffieapparaat kuren heeft. Het is aan te raden om halen en brengen in het onderhoudscontract mee te nemen, dat scheelt kostbare tijd en ergernis. Het laatste waar je zin in hebt op een drukke dag is met een een koffiemachine naar een leverancier te moeten rijden. Ook het schoonmaken van het koffieautomaat is een factor om rekening mee te houden. Gebeurt dit automatisch, hoeveel tijd kost het en hoe eenvoudig is dit?

Prijzen

Uiteraard speelt ook de prijs van koffiemachine op het kantoor een rol. De aanschaf of lease van een geschikt koffieapparaat kan aardig kostbaar lijken. Vaak wordt daarbij vergeten hoeveel tijd de secretaresse of de ondernemer zelf kwijt zijn aan alle beslommeringen rondom de koffie. Ontzorgen kan hier verstandig zijn, zodat er meer tijd is voor de core activiteiten van het bedrijf. Vraag een offerte aan bij diverse leveranciers en vergelijk prijs, kwaliteit en service. Maak daarbij ook de afweging tussen koop of lease.

Smaak

Alvorens een keuze te maken voor een koffie leverancier, al dan niet inclusief professionele koffiemachine en fantastische service, denk eens over een smaak test. Nederlanders stellen steeds meer eisen aan een kopje koffie en een ouderwets gezette kan filterkoffie is voor veel mensen niet meer acceptabel. Daarnaast is er ook een belangrijke groep kaffeine vrije koffiedrinkers die niet vergeten moet worden. Een smaak test is een goede manier om collega´s te betrekken en om er voor te zorgen dat het dagelijkse kopje koffie zoveel mogelijk genot brengt!