Inbox versus deurmat

Rare titel zul je misschien denken, niets is minder waar. Ik vertel het dagelijks in de Outlook-experttrainingen die ik geef aan ervaren managementondersteuners. “Vergelijk je deurmat eens met je inbox”. Want zeg nou zelf: Laat jij je post op je deurmat liggen?

Maak jij een envelop open, lees je de brief, doe je de brief terug in de envelop en leg je ‘m terug op de deurmat? Nee toch? Na een week zou de deurmat vol liggen met post en na een tijdje krijg je de deur niet meer open. Gevolg: het is niet duidelijk waar je actie op moet ondernemen, wat eerst moet en wat later, wat iemand anders moet doen of wat weg mag. Toch zie ik vaak dat managementondersteuners de inbox laten vollopen. “Help, Wilma, ik overzie het niet meer!”

Gigantisch veel informatie

Vergis je niet in de hoeveelheid aan informatie die jij, als informatieknooppunt, te verwerken krijgt op een dag. Niet alleen via e-mail in je eigen inbox, maar denk ook aan de mails in de gezamenlijke inbox en in de inbox van je manager(s). Vergeet ook de actiepunten uit vergaderingen niet, telefoongesprekken of collega’s die je iets vragen in het voorbijgaan.

Hoe houd jij de regie?

Hoe houd jij overzicht over je acties? Ik heb jarenlang gezocht naar de perfecte manier om al mijn acties in kaart te brengen en te prioriteren. Met succes heb ik dé formule gevonden om zowel papierloos als gestructureerd te werken, met alle acties in kaart en ook nog eens een lege inbox. Hoe? Gewoon met het ‘gereedschap’ wat ik al in huis had. Ik maak een combinatie tussen de Outlook Taken, OneNote, snelle stappen en de volgende methode die een mix is van bestaande methodes. Stel jezelf de vraag: “Is dit een actie voor mij?” Zo nee: verwijder de mail, stuur ‘m door naar je collega voor wie deze is bedoeld, of archiveer ‘m. Zo ja: handel ‘m diréct af of plan de mail in.

De kunst van het plannen

De kunst zit hem in het laatste stukje: ‘inplannen’. Plannen kunnen wij managementondersteuners prima, voor een ander. Voor onszelf is dat vaak een ander verhaal. Inplannen kan op verschillende manieren en ik heb ze allemaal uitgeprobeerd. Denk aan categorieën in de inbox, mapjes met actie, later, plannen in de agenda etc. Tijdens de experttrainingen passeren ze allemaal de revue en uiteraard is niets goed of fout. Natuurlijk laat ik ook uitgebreid zien hoe ik zelf werk en intussen ook honderden managementondersteuners die de experttraining hebben gevolgd. Deze methode helpt mij al jaren gestructureerd te werken en te leven, zowel in mijn huidige werk als trainer als in de jaren dat ik als (interim)managementondersteuner heb gewerkt. Al mijn acties geprioriteerd in beeld (en een lege inbox), je begrijpt vast hoeveel rust dat mij oplevert.

Outlook-expert

Wil je een échte Outlook-expert worden, slim leren (samen)werken met OneNote en alles uit de programma’s halen wat erin zit? Wil je ook weten hoe ik de regie over mijn werk terug heb gekregen? Schrijf je dan in voor één van de trainingen in het land of neem contact met me op voor meer informatie over een incompany training (groep of individueel).