Jouw rol bij het (opnieuw) inrichten van het kantoor

Het grootste gedeelte van de (werk)week breng je door op kantoor. Het is de plek waar je (potentiële) klanten ontvangt en waar je creatief en productief bezig moet kunnen zijn. En met de juiste meubels kun je een werkruimte natuurlijk ook comfortabel maken. Jij als secretaresse hebt een belangrijke rol bij het (opnieuw) inrichten van het kantoor. Jij weet als geen ander waar behoefte aan is.

Hoeveel werkplekken hebben we nodig? Welke sfeer willen we als bedrijf uitstralen? Waar hebben onze collega’s behoefte aan? Dit zijn allemaal belangrijke punten die goed uitgezocht moeten worden. Om je een handje te helpen, hebben we een aantal praktische tips voor je op een rij gezet.

Succes met de inrichting!

De ontvangstruimte

Zakelijke relaties komen altijd eerst binnen in de ontvangstruimte. Deze moet een goede sfeer uitstralen die ook past bij het bedrijf.

Tip: Het is klantvriendelijk als je gasten een kopje koffie of thee kunt aanbieden. Zorg dat je iets van een salontafel aanschaft, dan hoeven zij het kopje niet de hele tijd vast te houden. En ook een garderobe en de zitmeubelen zijn belangrijk. Zo moet je je afvragen of je het zelf ook comfortabel zou vinden als je er zit.

Een goede sfeer

Een goede sfeer in de kantoren, of de kantoortuin, is net zo belangrijk als de ontvangstruimte. Het is de bedoeling dat jij en je collega’s productief bezig kunnen zijn en dat jullie ook goed met elkaar kunnen overleggen.

Hoeveel overlegruimtes hebben jullie dan nodig? Moeten dat allemaal vergaderruimtes worden of heb je ook een aantal informeleof kleine zitjes nodig, waarbij je je even snel af kan afzonderen voor een korte bespreking of een overleg. Verschillende ruimtes met verschillende mogelijkheden kunnen voor extra creativiteit zorgen. Zo is het misschien wel wenselijk om een kamer in te richten waar men kan brainstormen? Door de kamer op een creatieve manier in te steken, wordt het brein gestimuleerd en kan het resultaat van de sessie weleens verrassend uitpakken! Het zal de sfeer tussen medewerkers alleen maar bevorderen.

Tip: Plaats apparatuur zoals kopieermachines en andere apparaten die warmte afgeven in een aparte ruimte. Daar hoeft niemand last van te hebben.

Samen lunchen

Zorg voor comfortabele plekken waar je collega’s samen van de lunch kunnen genieten. Het is een uitgelezen kans om een goede werkrelatie op te bouwen en de communicatie te stimuleren.

Tip: Ronde tafels stimuleren een gesprek!

De belangrijkste schakel…

Dat ben jij! De secretaresse, PA of management assistent van nu is namelijk veel meer dan de persoon die de telefoon opneemt en de agenda beheert. In de loop der jaren heb jij je ontwikkeld tot een belangrijke co-manager. Jij bent op de hoogte van het reilen en zeilen op kantoor. Je hoort veel en daarom kun jij goed inschatten wat je collega’s zoal nodig hebben.

Tip: (Nog) meer draagvlak creëren bij je collega’s? Stel dan een team samen van collega’s van wie je weet, dat die graag mee willen denken, want hoewel je het prima alleen kan, hoef je het natuurlijk niet alleen te doen.
Heb je een team samengesteld? Dan kun je op zoek gaan naar een leverancier die je helpt bij de inrichting.

Tip: Kijk naar een leverancier die meedenkt over de inrichting en die ook meteen kan zorgen dat dit vooraf inzichtelijk wordt. Zo kun je nog bijsturen waar dat nodig is! Havic Projectinrichting kan je daarbij helpen.