Kosten besparen bij het organiseren van een evenement: gebruik onze tips!

door Ingeborg · 13 juni 2018

Een evenement organiseren is niet iets wat je elke dag doet. Bij een evenement, groot of klein, komt nou eenmaal veel kijken. De druk is hoog en van hogere hand wordt bepaald dat het zo goedkoop mogelijk moet. Kosten besparen is dus essentieel. Daarom delen wij graag een aantal tips om dit te doen.

Stel een begroting op

Bij het organiseren van een evenement en vanuit het oogpunt van kostenbesparing is het ontzettend belangrijk om een begroting op te stellen. Het vastleggen van het budget is een lastige taak bij het organiseren van een evenement. Zonder een goed overzicht van de inkomsten en uitgaven lopen de kosten geheid hoog op. Met een goede begroting kom je niet voor een verrassing te staan en behoudt je eenvoudig het overzicht op alles wat binnenkomt en wat er uit gaat.

Herbruikbare naambadges

Bij een evenement wil je graag dat alle (potentiële) klanten goed ontvangen worden. Naambadges zijn dan een ideale oplossing. Ook als je wilt dat jouw personeel makkelijk aanspreekbaar is. Een naambadge bij een evenement heeft ook vele voordelen:

Naambadge is een visitekaartje
Het maakt het personeel makkelijker aanspreekbaar
Het geeft een persoonlijke touch, want kennen = vertrouwen
Het is reclame voor het bedrijf

Een naambadge mag dus eigenlijk niet ontbreken. Een goede manier om hier kosten mee te besparen is door gebruik te maken van herbruikbare naambadges.

Zorg voor een goede checklist

Een evenement heeft ontzettend veel zaken waar je aan moet denken. Een checklist opstellen is dan een goede zet. Ga met zijn allen brainstormen zodat je alle zaken op papier krijgt. En mocht er achteraf iets bijkomen, dan voeg je het gewoon toe aan de checklist. Zaken die vaak vergeten worden zijn:

Vergunningen
Verzekeringen
Calamiteiten & EHBO
Garderobe
Gastvrouwen of heren
Relatiegeschenken

Kijk voor meer input voor een checklist eens hier.

Maak geen mondelinge afspraken

Als je kosten wilt besparen en je onderhandelt over korting, dan is het belangrijk dat je dit goed op papier zet. Ga nooit akkoord met mondelinge prijsoffertes, dit kan helaas voor veel problemen zorgen en voor onverwachte kosten. Zet alle afspraken op papier en ga pas akkoord als je denkt dat het voorstel volledig is en aan jouw eisen voldoet.

Meest gemaakt fouten

Tot slot delen we nog graag een aantal veel gemaakte fouten bij het organiseren van een evenement. Want van fouten kunnen we ten slotte leren:

Onleesbare naambadges

Een van de meest voorkomende fouten zijn onleesbare naambadges. Kies voor naambadgesdie duidelijk leesbaar zijn. Hiermee voorkom je dat iedereen naar elkaars badge zit te staren.

Standaard programma

Het programma van het evenement moet zo worden ingepland dat de bezoeker geboeid blijft en de aandacht erbij blijft houden. Voorkom dus dat je een standaard programma hebt en probeer iets anders te verzinnen.

Geen rekening houden met de file

Een evenement met een starttijd en eindtijd midden in de spits, dat is natuurlijk vragen om problemen. Probeer buiten de ochtend- en avondspits te plannen zodat de bezoekers er geen last van hebben.