Laat de klant zelf afspraken maken met Microsoft Bookings

Werk jij voor een bedrijf waar veel dezelfde afspraken gemaakt moeten worden? Heel vaak zijn dit afspraken die je echt zelf moet maken. Maar soms kan je klant dit ook zelf doen.

Een van de apps van Office 365 is Microsoft Bookings. Hiermee kun je jouw agenda vrijgeven (of een deel ervan), waardoor klanten zelf afspraken kunnen maken. Belangrijk is dat de klant geen toegang tot je agenda krijgt, maar wel de vrije momenten ziet en daar een afspraak op kan plannen. De afspraak komt vervolgens direct in je agenda te staan. Plan jij een andere afspraak in je agenda? Dan wordt dit tijdstip direct geblokkeerd in de agenda die de klant ziet. Ideaal toch?

De functie wordt veel gebruikt door bijvoorbeeld schoonheidssalons, kappers en hondentrimmers. Maar dit kan natuurlijk veel breder.

Zo gebruik ik het zelf zodat potentiële klanten een gratis adviesgesprek in kunnen plannen. Overigens verstuur ik de link pas nadat ze een formulier invullen, zodat ik zelf in de hand heb wie een afspraak inplant. In plaats van allerlei opties te geven die ik vervolgens weer vrij moet houden, kunnen ze direct een gewenst moment inplannen (en ja, ik werk ook met FindTime, maar dat gebruik ik puur voor mijn ‘echte’ trainingen).

Wees creatief in het gebruik. Moeten je collega’s zelf een beoordelingsgesprek inplannen? Gebruik het daarvoor. Wil je manager tijd vrijmaken voor bepaalde koffieafspraken? Laat die geïnteresseerden deze zelf plannen.

Natuurlijk is agendabeheer voor veel secretaresses een grote taak, dit zal het ook zeker blijven. Maar blijf er wel kritisch naar kijken en maak gebruik van de mogelijkheden die er zijn.

Wil je er meer van weten? Lees dan het artikel dat ik eerder schreef over Microsoft Bookings.