Lean secretariaat: 5 tips om te beginnen

door Ingeborg · 20 april 2018

Lean secretariaat: dat willen we allemaal wel. Maar waar moet je beginnen met verbeteringen aan te brengen? Marianne Smits, schrijver van het boek ‘Doen wat ertoe doet’, geeft 5 tips.

Tip 1: Agendabeheer optimaliseren

Het maken van afspraken hoort bij de kerncompetenties van een managementondersteuner. Toch gaat er op ieder secretariaat veel tijd verloren wanneer afspraken moeten worden verplaatst, omdat essentiële gegevens ontbreken in de afspraak. Het is daarom handig om een aantal spelregels te hanteren bij het maken van afspraken in de agenda.

In de gratis e-pocket Lean werken geeft Marianne Smits je nog meer handige tips.

Tip 2: Digitaal documentbeheer

Aan het zoeken naar informatie die je hebt gezien maar die je niet kunt vinden, besteedt de gemiddelde werknemer meer dan 25 minuten per dag. Dat is meer dan twee werkweken per jaar. Dit kost bedrijven 1.853 euro per jaar voor élke werknemer! Aldus een onderzoek door Mindjet, waarover Managersonline publiceerde. Organiseer je op een juiste manier het documentbeheer, dan verdien je dus harde euro’s voor je werkgever.

Tip 3: Vergadertijd verkorten

Managers besteden gemiddeld een derde deel van hun werktijd aan vergaderen. Het is maar de vraag hoe effectief al deze overleggen zijn. Dragen ze bij aan het doel waar je organisatie of afdeling voor staat? Jij als managementassistent kunt handvatten geven om de vergadertijd te reduceren en de effectiviteit te verhogen.

Tip 4: Fysiek indien nodig, digitaal waar het kan

Het plannen van een spoedbijeenkomst met meer dan drie personen is op veel secretariaten een grote uitdaging. Thuiswerkdagen, vrije dagen, opa- of omadagen of simpelweg andere afspraken plus reistijd maken het soms bijna onmogelijk snel te handelen. Denk anders: organiseer een videovergadering. Dit bespaart reistijd en kan vanaf elke locatie. De deelnemers hoeven dan niet meer te reizen. Dit bespaart tijd (en geld). Skype (voor bedrijven) of Facetime maken het gemakkelijk om zo’n meeting te organiseren, zowel voor het secretariaat als voor de deelnemers.

Tip 5: Weg met de bureaucratie

Er zijn allerlei hulpmiddelen ontwikkeld die op logisch en nuttig leken. Denk bijvoorbeeld aan het formulier voor het vastleggen van functioneringsgesprekken. Vaak zijn ze ontwikkeld om een ‘handvat’ te hebben voor het voeren van een gesprek. Inmiddels is bij sommige organisaties een P&O-functionaris belast met het bijhouden welke manager nog hoeveel van deze formulieren moet indienen. In plaats van inhoudelijk te checken of tijdens het gesprek de juiste onderwerpen zijn besproken. Dit kan toch niet de bedoeling zijn.

Tips om die bureaucratie te voorkomen:

Start samen met je collega-managementondersteuners een inventarisatie van formulieren of andere ‘hulpmiddelen’.
Bekijk vervolgens of ze nog een doel dienen, dus nog van toegevoegde waarde zijn.
Bedenk of het een en ander niet eenvoudig digitaal te maken is.
Zijn de hulpmiddelen overbodig geworden, communiceer dit dan en laat ze vervallen.

Auteur: Marianne Smits | trainer, innovatiecoach en schrijver van Doen wat er toe doet, leaner werken op het secretariaat.