Lean werken op jouw secretariaat: 8 slimme tips

Vaak denkt men dat lean werken alleen toepasbaar is op productieprocessen. In tegendeel; overal is deze manier van denken en werken te implementeren, dus ook op jouw secretariaat. Lean werken betekent dat je (werk)processen verbetert en een cultuur creëert waarin continu verbeteren vanzelfsprekend is. In de basis maak je inzichtelijk:

1. Wie is de klant en wat wil de klant? (externe en interne klanten/collega’s)
2. Hoe voer ik mijn werk uit; zijn er verspillingen?
3. Wat zijn de échte oorzaken van problemen en hoe groot zijn die?
4. Hoe kan ik deze veroorzakers wegnemen zodat ik hier geen last meer van heb?

Door dit inzicht identificeer je verspillingen en kijk je wat in je werk toegevoegde waarde levert voor je klant. Uiteindelijk werk je slimmer.

Slimmer werken: 8 lean tips

Er zijn 8 typen verspillingen die je wilt elimineren in je werk op het secretariaat. Herken jij (enkele van) deze verspillingen? Probeer in 10 minuten zoveel mogelijk verspillingen op te schrijven, wellicht samen met je collega’s. Hiermee kan je zelf al kleine verbeterprojecten starten.

1. Transport: het verplaatsen van materiaal
   Waar in de organisatie komen notulen, beleidsstukken of andere documenten voorbij? Hoe vaak wordt dit verplaatst en is dit elke keer echt nodig?
2. Beweging van mensen
   Hoe kan je onnodige bewegingen beperken? Liggen de spullen die je vaak gebruikt dichtbij of overbrug je elke keer een flinke afstand? Collega’s of managers die je vaak spreekt, zitten die dichtbij of ver weg?
3. Aanwezige voorraad
   Is alle voorraad die jullie hebben écht nodig? Er zijn methodes om ervoor te zorgen dat je altijd een optimale voorraad hebt, tijdig bestelt en dus geen tekort hebt.
4. Wachttijd voordat je verder kunt
   Krijg je wel eens de belofte dat je snel iets zal ontvangen? En dan duurt het toch langer? Wachttijd is zonde van ieders tijd.
5. Overproductie
   Notulen en agenda’s worden maar geprint. Weet je van tevoren voor hoeveel mensen je iets moet regelen? Vaak wordt meer gemaakt dan nodig is.
6. Overbewerking
   Dit zorgt soms – in je eigen ogen – voor iets extra’s. Maar vindt de klant dit ook belangrijk of was het volgens hem niet nodig geweest?
7. Fouten
   Onvolledige/verkeerde informatie kan voor extra werk zorgen. Kom je dit soort fouten wel eens tegen? Jij bent ook een klant…
8. Talent van de medewerker
   Wordt al jouw kennis en de kennis van jouw collega’s ingezet in de organisatie? Wellicht heb jij goede ideeën waarmee jullie werk(proces) verbeterd kan worden?

Wat biedt lean werken nog meer voor het secretariaat?

Naast deze verspillingen kan je met lean werken nog veel meer doen binnen je secretaresseafdeling. Het biedt methodes om:

• een optimaal voorraadsysteem in te richten;
• de daadwerkelijke klantwens in kaart te brengen;
• de échte oorzaken van het probleem te achterhalen;
• efficiënter te werken;
• je probleem kracht bij te zetten (met aantoonbare data);
• slimmer te werken.

Dit blog is afgeleid van het blog Lean werken: verbeter en versnel jouw werk op het secretariaat, geschreven door docent Paul van Schaik.

Wil je ook lean werken in jouw secretariaat?

Wil je leren hoe je lean werkt in je eigen werkomgeving en welke tools je hiervoor gebruikt?

Volg de 3-daagse cursus LEAN werken voor de management assistent op HBO-niveau. Je gaat proactief aan de slag met de mogelijkheden binnen je organisatie om slimmer te werken:

• Identificeer de verspillingen in je eigen werk.
• Krijg de wensen van je klanten in beeld.
• Krijg meer tijd voor urgente zaken.
• Schakelt sneller.
• Doe alleen wat ertoe doet.
• Verkort de wachttijd bij het aanleveren van (vergader)stukken.
• Neem elkaars werk gemakkelijker over.