Management Assistenten voor het Bestuurssecretariaat (2x)

Wat leuk dat je deze vacature bekijkt!

Wij, de gemeente Soest, zijn voor ons Bestuurssecretariaat op zoek naar twee Management Assistenten voor 32 uur, ter ondersteuning van de burgemeester en de gemeentesecretaris. In goed onderling overleg is een andere urenverdeling bespreekbaar, waarbij je wel minimaal 28 uur beschikbaar bent en zorgt voor een verdeling over alle werkdagen.

Waarom hebben we jou nodig?

Als Management Assistent maak je onderdeel uit van het cluster Bestuurssecretariaat. Dit cluster is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de directie. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Wat ga je doen?

Voor jou is elke dag verschillend. In grote lijnen vertellen we waarvoor we je zoeken:

• Je bent de rechterhand van de burgemeester of de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt de complexe agenda, behoudt altijd die helicopterview en werkt zelfstandig. Het is nodig dat je mee kunt denken en zeer betrokken bent bij de organisatie. Nieuwsgierigheid is in deze functie dus zeker een pré!
• Samen met je directe collega´s pak je die zaken op die nodig zijn om het bestuurssecretariaat goed te laten functioneren als geheel.
• Je bent accuraat, proactief en je kunt goed plannen en organiseren. Daarnaast ben je je bewust van het vertrouwelijke karakter van de functie en handel je hiernaar.

Hoe maak jij het verschil?

Als Management Assistent houd jij je hoofd altijd koel, gewoon omdat je de zaken goed op orde hebt. Jouw vooruitziende blik en daadkracht om alle werkzaamheden op het bestuurssecretariaat goed te regelen, dragen bij aan het succes van het college en de directie. Jij weet precies wat het college en de directie nodig heeft. Linksom of rechtsom, jij regelt het!

Wanneer zijn wij een match?

Je bent een secretarieel talent met organisatie sensitiviteit. Zelfstandig werken vind je leuk en je neemt binnen kaders graag initiatieven.

Je hebt minimaal een mbo+/hbo werk- en denkniveau èn 3 jaar secretariële ervaring op bestuurlijk- of directieniveau en een pittige portie ambitie. Jij overziet op ieder moment wat er speelt en kijkt daarbij verder dan je eigen werk. Je initieert en denkt mee over verbetervoorstellen op het gebied van kwaliteit of efficiency. Hiervoor kijk je niet alleen naar ervaringen “binnen” maar ook naar die van andere organisaties.

Omdat flexibiliteit en samenwerking essentieel zijn, vragen we een hoog commitment: je bent optimaal beschikbaar. Je zet je uren op een flexibele manier in op alle werkdagen van de week, maar werkt in ieder geval op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

Verder heb je bovengemiddelde affiniteit met moderne ICT, vergader applicaties (bijv. iBabs) en beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Ons aanbod

We bieden je in de eerste plaats een boeiende functie aan in een gemeentelijke organisatie die volop in beweging is. Je krijgt volop ontwikkelmogelijkheden en kansen om jouw talenten optimaal in te zetten. Afhankelijk van ervaring en opleiding bieden wij een salaris tussen € 2.170 en maximaal € 3.176 bruto per maand (functieschaal 7 behorende bij het generieke functieprofiel vakspecialist C) op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).

Verder ontvang je naast het salaris een vrij besteedbaar budget: het Individueel Keuze Budget (IKB). Dit is 17,05% over je salaris. Met het IKB beschik je over keuzevrijheid en eigen zeggenschap over deze financiële ruimte. Je kunt hiermee keuzes maken die passen bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen.

Daarnaast bieden wij een eigentijds pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden, het kopen en verkopen van verlofuren, volop opleidingsmogelijkheden, betaald ouderschapsverlof, bedrijfsfitness en tegemoetkoming in je reiskosten.

Het gaat in eerste instantie om een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor één jaar. Na dit jaar wordt in de regel, bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden, de tijdelijke arbeidsovereenkomst omgezet naar een vaste arbeidsovereenkomst.

Waar werken we aan in Soest

Werken voor de gemeente betekent werken voor onze inwoners. Als gemeente ondersteunen we op allerlei gebieden de samenleving. Zeker ook in deze coronacrisis. We kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment spelen een aantal belangrijke projecten. Zo werken we bijvoorbeeld hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. We zijn bezig met het maken van een omgevingsvisie als onderdeel van de Omgevingswet. Verschillende bouwprojecten zijn in ontwikkeling en ook versterken we de sport in onze gemeente met allerlei projecten. Meer weten? Lees het Coalitieakkoord 2018-2022.

Dit zijn wij

We vormen samen met 230 professionals onze organisatie. We zijn open, sociaal en ontwikkelingsgericht. De organisatievisie 2020 is voor ons een belangrijke basis. Om onze inwoner, maatschappelijke partijen en ondernemers van zo goed mogelijk te helpen, houden we de lijnen kort, het werk efficiënt en de oplossingen professioneel. Het ontwikkelen van onszelf en de organisatie vinden we erg belangrijk. Ons doel is om een wendbare en rolbewuste organisatie te zijn die in verbinding staat met de omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Informeren & solliciteren

We zijn benieuwd wie je bent! Wil je gelijk solliciteren? Upload dan je motivatie en cv via deze link. Dit kan tot en met 22 augustus. Je kunt je motivatie richten aan Gerben Keizer, teamleider Advies & Interne Dienstverlening.

Het kennismakingsgesprek vind plaats op maandagmiddag 30 augustus. Wil je hier vast rekening mee houden? 

Heb je eerst nog vragen?

Inhoudelijke vragen over de functie kun je stellen aan Gerben Keizer via 06 -15 232 462.

Voor vragen over het sollicitatieproces kun je contact opnemen met HR Office/Recruitment via 035 – 60 93 033.

Delen? Ja, graag! Acquisitie? Nee, dank je! Elke sollicitatie behandelen wij volgens de NVP-sollicitatiecode