Met deze tips ga jij succesvol digitaal vergaderen

Digitaal vergaderen is de laatste jaren, maar zeker de laatste maanden, in een stroomversnelling terechtgekomen. Steeds meer bedrijven nemen stappen om het vergaderproces te digitaliseren. Dit is het gevolg van het groeiend aantal mogelijkheden die digitale transformatie biedt, maar ook het gevolg van een veranderende werksituatie door Corona. Vergaderingen vinden namelijk steeds vaker plaats op afstand.

Wat is digitaal vergaderen?

Wat is digitaal vergaderen eigenlijk? Digitaal vergaderen is het gebruiken van digitale toepassingen tijdens het vergaderproces. Veel mensen denken bij digitaal vergaderen louter aan vergaderingen die plaatsvinden middels bijvoorbeeld Microsoft Teams of Zoom, maar ook het gebruiken van een vergadertool als Notulen Software valt onder digitaal vergaderen. In de volgende alinea leggen wij duidelijk het onderscheid uit tussen deze tools.

Videobel tools versus vergadertools

Microsoft Teams en Zoom zijn bekende tools die een videoverbinding tussen personen mogelijk maken. Zo kunnen deze tools worden ingezet om bijvoorbeeld digitaal te vergaderen. Echter, vergadertools zoals Notulen Software zijn gespecialiseerd in het digitaliseren van het vergaderproces en de verslaglegging. De meeting kan zowel offline als online plaatsvinden, maar de desbetreffende tools digitaliseren alle processen eromheen. Denk aan digitaal notuleren, geautomatiseerde informatievoorziening en heldere overzichten van actiepunten en beslissingen.

Tips voor een succesvol digitaal vergaderproces

De locatie

Wellicht vanzelfsprekend, maar de locatie is cruciaal voor het succes van een vergadering. Wanneer de vergadering online plaatsvindt, dan is het vooral belangrijk dat alle genodigden werken vanaf een plek met een sterke internetverbinding. Bij een vergadering op locatie dient de ruimte weinig afleiding te bieden en een geschikte (sta)tafel te faciliteren.

Scheid de context van de belangrijke informatie

Notuleren is een vak, maar niet ieder bedrijf heeft iemand in dienst die hier echt voor is opgeleid. De beste manier om te zorgen voor goede notulen is het scheiden van de context (de lappen tekst) van de belangrijke informatie (actiepunten en beslissingen). Op deze manier heb je na afloop van de meeting een helder overzicht van wat er tijdens de vergadering besproken is: een overzicht met concrete acties en de genomen besluiten.

Creëer een digitale vergaderomgeving

Om succesvol gebruik te maken van de mogelijkheden van digitaal vergaderen is het belangrijk om één gecentraliseerde digitale vergaderomgeving in te richten. Dit kan door bijvoorbeeld een Google Docs map aan te maken voor alle vergader-gerelateerde documenten en hier een overzichtelijke structuur in te creëren. Echter, een hiervoor ontwikkelde vergadertool is beter om te gebruiken. Deze vergadertools dienen als gecentraliseerde vergaderomgeving, waarbij iedere deelnemer bovendien zijn of haar eigen gepersonaliseerde vergader-dashboard heeft.

Zorg voor doorzoekbaarheid

Wanneer je digitaal vergadert is het belangrijk dat alle gegenereerde documenten makkelijk doorzoekbaar zijn. Wanneer je werkt met een goede digitale vergaderomgeving, dan is dit meestal een automatisch resultaat. De documenten moeten duidelijk gestructureerd zijn, maar ook een zoekfunctie kan veel bijdragen aan de doorzoekbaarheid van vergaderingen. Middels een zoekfunctie wordt het bijvoorbeeld mogelijk om super snel informatie uit vergaderingen van maanden geleden terug te vinden.

Quick wins

Natuurlijk zijn er ook een aantal quick wins voor een succesvolle digitale vergadering:

• Stel aan het begin van de vergadering een duidelijk doel vast, zo kan er ergens naartoe gewerkt worden.
• Digitaliseer actiepunten met een vergadertool. Als iedereen per mail geautomatiseerd zijn of haar openstaande actiepunten ontvangt, dan is het voorbij met de smoesjes voor niet (op tijd) afgeronde actiepunten!
• Ga staand vergaderen! Het is bewezen dat vergaderingen die staand worden gehouden efficiënter zijn. Zittende vergaderingen resulteren vaak in een te relaxte sfeer waarin van de agendapunten wordt afgeweken.
• Zorg dat alle deelnemers van een vergadering na afloop een helder overzicht ontvangen van de actiepunten en beslissingen (en eventueel ook een totaaloverzicht met alle notulen).

Gratis whitepaper met vergadertips

Vanuit de online Vergaderbazen community (bekend van o.a. de Instagram @Vergaderbazen) is er een waardevolle whitepaper samengesteld met handige tips voor een succesvol vergaderproces. Via de onderstaande link kan het gratis whitepaper gedownload worden:
Vergaderbazen whitepaper