Waar moet je op letten bij het versturen van een uitnodiging

Er zijn veel gelegenheden waarbij je als secretaresse in de pen moet klimmen. Denk maar aan recepties voor een jubileum, pensionering, een etentje om iets te vieren, het jaarlijkse bedrijfsfeest of misschien zelfs een feest voor de opening voor een nieuw filiaal. Zeker nu het lekkere weer er aan komt, worden extra veel feesten en recepties georganiseerd. Een leuke aanleiding om eens te kijken naar de mogelijkheden om een uitnodigingskaart te versturen. In drie stappen…

2. Gastenlijst maken

Als je wordt gevraagd om voor een speciale gelegenheid uitnodigingen te versturen, is het belangrijk om precies te weten om welke gelegenheid het gaat zodat je kunt bepalen wie er uitgenodigd moeten worden (en ook belangrijk: wie niet).

Is het enkel voor collega’s of ook voor externe gasten?

Voor de opening van een nieuw filiaal is het misschien ook een idee om bewoners in de directe omgeving uit te nodigen voor een kennismaking.

Voor een jubileum of pensionering is het belangrijk om te vragen aan de jubilaris / pensionaris zelf of hij/zij ook nog specifieke mensen wil uitnodigen, bijvoorbeeld collega’s van zijn vorige werk of externe contactpersonen waarmee nauw is samengewerkt.

Leg voor de uitnodigingen verstuurd worden deze ook nog even voor aan een collega (van het organiserende comité) zodat jullie niemand over het hoofd kunnen zien.

Als je gebruikt maakt van een iMac of iPad is de app Guest List Organizer een handige (Engelstalige) tool. Hiermee kun je makkelijk verschillende gastenlijsten samenstellen en bijhouden wie er komen.

2. Kies de wijze waarop je gasten uitnodigt

Afhankelijk van de gelegenheid en de gasten, kun je bepalen hoe je je gasten uitnodigt. Bij gelegenheden waarbij enkel directe collega’s worden uitgenodigd, kan een e-mail worden verstuurd.

Als er ook externe gasten komen wordt er vaak gekozen voor een uitnodiging via een kaart. Het is handig dat er veel uitnodigingskaarten zijn die al speciaal ontworpen zijn voor specifieke gelegenheden, zoals o.a.; kaarten voor een jubileum en kaarten voor een bedrijfsfeest. Ook kun je zelf kaarten ontwerpen.

3. Waar bestaat een uitnodiging uit

Bij het versturen van een uitnodiging zijn er altijd een aantal vaste elementen die in de uitnodiging terugkomen.

• Voor welke gelegenheid is de uitnodiging
• Wanneer vindt de gelegenheid plaats
• Het tijdstip en eventuele programma
  Hoe laat wordt er eventueel verzameld en hoe laat vinden onderdelen van het programma plaats. Gasten kunnen dan ook later instromen, als ze verhinderd zijn bij de start.
• De locatie
  Waar wordt het georganiseerd? Op werk zelf of in een café, restaurant of feestzaal in de omgeving?
• Contactgegevens en verzoek aanwezigheid aan te geven
  Laat weten wie de contactpersoon is van de organisatie. Wellicht wil iemand iets vragen over de gelegenheid of een helpende hand aanbieden bij het organiseren. Het is daarnaast ook handig om te weten te komen hoeveel personen er aanwezig zijn (voor bijvoorbeeld het reserveren van een ruimte)

Optioneel

• Dresscode

Is het een chique feest waarbij een dresscode geldt? Laat het dan weten. Op de website Dresscode.nl staat een overzicht van alle gangbare dresscodes.

• Cadeautips

Bij een pensionering is het niet ongebruikelijk om een cadeau te geven. Een mededeling als ‘Peter houdt van koken, zouden jullie een leuk receptenboek willen schenken als cadeau’ is dan gepast en handig voor genodigden die iets willen geven, maar niet weten wat.