Notuleren in het Engels. Zo doe je dat

Binnen het bedrijfsleven wordt er steeds meer in het Engels gewerkt. Dit betekent dan ook dat de notulen die gemaakt worden tijdens een vergadering in het Engels geschreven moeten worden en een Engelse opmaak moeten hebben. In het Engels wordt notuleren ‘taking the minutes’ genoemd, en de notulist is de ‘minute taker’. Deze persoon is meestal iemand die niet deelneemt in de vergadering omdat het van belang is dat alles wat gezegd wordt juist genoteerd wordt. De notulist moet onafhankelijk zijn en zijn of haar mening niet laten doorschemeren in de notulen. Als notulist moeten er dingen voor, tijdens en na de vergadering gebeuren.

Voor de vergadering

Als goede notulist kom je voorbereid naar de vergadering. Zorg ervoor dat je de belangrijkste punten van de vorige vergadering op een rijtje hebt, het kan zo zijn dat de voorzitter vraagt of je deze nog eens kan herhalen voordat de vergadering begint. Daarnaast moet je de namen van de aanwezigen weten en beschikken over de agenda van de aankomende vergadering. Dit helpt je om ordelijk te werken, zo is het handig als je elk agendapunt als kopje gebruikt en de notulen van dat punt eronder noteert. Daarnaast krijgt de vergadering een titel, noteer je de locatie en begin- en eindtijd, en de namen van de voorzitter en andere aanwezigen. In deze PDF vind je een voorbeeld van hoe notulen opgesteld worden.

Tijdens de vergadering

Vandaag de dag is het gebruikelijk om een laptop te gebruiken voor het notuleren. Soms worden er zoveel dingen gezegd door verschillende mensen dat het bijna onmogelijk is dit bij te houden op papier. Als notulist moet je alles kunnen noteren, dus neem een computer mee! Naast de belangrijke punten is het fijn als je weet wie wat zegt tijdens de vergadering en dit naast de opmerking noteert. Zijn er veel mensen of ken je niet iedereen, vraag de aanwezigen of ze een naambordje kunnen gebruiken zodat je niet in de war raakt.

Notulen in het Engels worden geheel in de verleden tijd geschreven. Daarnaast worden uitspraken altijd als volgt genoteerd: Naam – said – uitspraak.

Voorbeeld:

John said that a change in policy was unnecessary.

De notulist beschikt over de agenda en zou dus moeten weten hoelang elk punt op de agenda mag duren. Loopt de vergadering uit? Dan is het de rol van de notulist om de voorzitter aan de tijd te herinneren.

Na de vergadering

Wacht nooit te lang met het uitwerken van de notulen, anders vergeet je dingen! Het is belangrijk dat de notulen worden uitgewerkt omdat deze goed lopend en fijn om te lezen moeten zijn.

Tips

Leer jezelf een stijl aan. Werk je graag met bullet points of schrijf je liever in paragrafen? Bedenk hoe je wil werken en blijf consistent.

Vaak zijn er actiepunten na de vergadering, zorg dat deze goed en snel te vinden zijn als iemand de notulen doorleest. Je kunt ze bijvoorbeeld highlighten of een apart kopje geven.

Blijf altijd overzichtelijk. Gebruik kopjes en scheid onderwerpen van elkaar door paragrafen te gebruiken.

Succes! Wanneer je dit prettig vindt, kun je de deze PDF ook gebruiken.

Geschreven door Anneke Panella – Drijver