Nu moet de secretaresse ook nog Scrummen!

Onlangs werd mij door Ingeborg Lentjes gevraagd een blog te schrijven speciaal voor SecretaresseNet over Agile en Scrum. Als specialist in beide onderwerpen neem ik deze uitdaging graag aan, want Agile werken en de Scrum-methodiek zijn de toekomst. En wie staat er meestal aan het begin van veranderingen binnen een bedrijf of organisatie: juist! De secretaresse. Zij zijn betrokken bij alle implementaties van veranderingen en helpen deze faciliteren. Vandaar dat ik jullie graag bijpraat over deze nieuwe vorm van werken.

De (directie)secretaresse in de rol van schaap met 5 poten

Omdat mijn vrouw Saskia diverse rollen vervuld heeft als (directie)secretaresse in retail en zorg, heb ik de rol van een secretaresse over de jaren in een sneltreinvaart zien ontwikkelen. Ineens bestond de traditionele secretaresse niet meer maar kregen we te maken met een multidisciplinaire professional die, met een helikopter view, vele touwtjes in handen had. Een schaap met 5 poten.

De huidige secretaresse ziet plotseling taken als (assistent) projectleider, beleidsschrijver of teamlid in projectrealisatie in haar functieomschrijving staan. Hartstikke leuk maar met deze verantwoordelijkheden worden time- en projectmanagement ook steeds belangrijker. Hier komen Agile en scrum om de hoek kijken.

Wat is Agile?

Naast ‘lean’ raken organisaties ook steeds meer bekend met de term: ‘Agile management’.

Agile betekent letterlijk: wendbaar/flexibel. Een organisatie moet tegenwoordig snel kunnen schakelen. De klant verlangt dat en de markt verandert razendsnel. Veel organisaties moeten opnieuw worden ingericht zodat ze wendbaar en flexibel worden. Dat inrichten gaat via de volgende 8 principes:

1. Waarde creëren producten of diensten moeten eenvoudig maar van hoge kwaliteit zijn.
2. De klant begrijpen om waarde te kunnen creëren moet je de wensen, behoeften en het gedrag van je klant goed kennen.
3. Alignment de hele organisatie werkt samen en laat de klant centraal staan.
4. Empowerment samenwerkende teams krijgen een eigen eindverantwoordelijkheid en werken zelfsturend
5. Synchroon en visueel communiceren: teamleden werken fysiek bij elkaar in hun eigen ruimte en overleggen en plannen in workshopvorm met elkaar.
6. Leren van experimenteren er wordt gewerkt met hypotheses, metingen, analyses en evaluaties, waarbij falen een ingecalculeerd risico is en teamleden veilig kunnen falen.
7. Snelheid en flexibiliteit door projecten stap voor stap in te delen (sprints) worden snel resultaten bereikt kunnen eventueel bijgestuurd worden.
8. Accountability: na elk projectsprint worden de inspanningen en resultaten openlijk geëvalueerd om hiervan te leren en toekomstige prestaties te verbeteren.

Bron: Agile Managen – Mike Hoogveld (2016)

Agile worden met Scrum

Scrum is een werkvorm voor projecten dat ontstaan is binnen de IT. De IT heeft te maken met razendsnelle veranderingen. De projecten gaan vaak met heel veel geld gemoeid en mogen niet te lang duren omdat het eindproduct dan alweer verouderd is en de klant weer wat anders wil. IT heeft daarom een nieuwe werkvorm bedacht genaamd ‘scrum’. Projectteams worden in korte sessies van 2 dagen (sprints) bij elkaar in een ruimte gezet met het doel om aan het eind van deze sprint een tussenproduct klaar te hebben. De klant kan dit product beoordelen en eventuele aanpassingen doorgeven. Zo ontstaat er te allen tijde een eindproduct dat de volledige goedkeuring heeft van de klant. Resultaat: een sprintteam dat met plezier en positieve energie gezamenlijk aan het product werkt en een eindproduct dat door de klant gewaardeerd wordt. Zeer effectief en efficiënt met een hoop werkplezier. In feite kun je zeggen dat agile en scrum betekenen: 2x zoveel doen in de helft van de tijd. Ellenlang vergaderen en vastgelopen projecten behoren hiermee definitief tot de verleden tijd!

Dit was Agile en Scrum in een notendop. Mocht je geïnteresseerd zijn geraakt en wil je meer weten over Agile en Scrum of je zou het in jouw bedrijf/organisatie willen introduceren, neem dan contact op met mij. Mijn naam is Henri Boertien. Samen met Ronald van de Hoef ben ik mede-eigenaar van Priom. Wij helpen organisaties om zich wendbaar en flexibel aan te kunnen passen om zo veranderende omstandigheden in hun voordeel om te buigen. Dit doen wij door middel van trainingen en workshops (online en klassikaal).