Oeps… de verkeerde persoon gemaild… En nu?

Je hebt het e-mailbericht nog zo zorgvuldig samengesteld, de spelling netjes gecheckt en toch is het gebeurd: per abuis heb je de verkeerde persoon geselecteerd. Raak nu niet meteen in paniek als deze mini-kantoorramp toeslaat. Ken je opties om snel (en toch professioneel) te handelen. Dit is wat je zou kunnen doen:

Tel eerst even tot 10…

Voorkom een paniekreactie. Aangezien het waarschijnlijk is dat je afgeleid was toen de e-mail uitging, kan het verleidelijk zijn om direct in de ‘gezichtsbesparende’ modus te stappen. Het is beter om even te wachten en tot 10 te tellen. Je bent dan ook beter voorbereid om door de eventuele ‘vervolgpolitiek’ op kantoor te navigeren.

Check of je je e-mail kunt intrekken

Gelukkig begrijpen Google en Outlook dat deze dingen kunnen gebeuren en hebben zij mogelijkheden bedacht om e-mails in te trekken. Hoe dit werkt? Ga in Outlook naar “verzonden items”. Open het bericht dat je wilt intrekken en selecter in het tabblad Bericht de optie Acties > Dit bericht inroepen.

In G-mail heb je ook een dergelijke optie: klik hier om te lezen hoe je dat kan doen.

Extra leestip: 3 slimme Outlook tips die je echt moet weten.

Hoe groot is de ramp nu echt?

Neem eerst even een moment om te overwegen waar je bent op de schaal van e-mailrampen. Is het gewoon een verkeerd gespelde naam waardoor je in de inbox van iemand terecht bent gekomen, of heb je een extra ontvanger toegevoegd zonder dat het je bedoeling is? Onschuldige fouten zoals deze kunnen vrij eenvoudig worden gecorrigeerd, mits je bericht natuurlijk geen gevoelige informatie bevat. Als het laatste wel het geval is, moet je contact opnemen met je manager of HR-contactpersoon over het beleid rond verkeerde verspreiding. Datalekken kunnen wel echt serieus aan de orde zijn, dan is het zaak om hierover transparant te zijn.

Als je verder niets gevoeligs in de e-mail hebt staan, dan is een van de meest hoffelijke dingen om te doen een e-mail maken met een enkele zin in de onderwerpregel, zodat de ontvanger deze notitie niet ook hoeft te openen. Zoiets als: Negeer mijn vorige e-mail alstublieft.

Bel je (collega)secretaresse

Is je e-mail buiten de organisatie terechtgekomen en heeft deze persoon toevallig ook een secretaresse die meeleest? Bel deze collega dan eerst even op, leg het uit en vraag of hij of zij de e-mail voor jou zou willen verwijderen. Deze collega van buiten de organisatie wil je vast wel helpen.

Dit artikel geeft je (hopelijk) weer wat “lucht”. En onthoud goed dat nagenoeg niets onherstelbaar is als je bedachtzaam en met voldoende transparantie handelt.

Bron: Theeverygirl.com