Omgaan met de interim office manager

Het krijgen van een nieuwe collega is altijd wel spannend. Vooral als deze nieuwe collega ook nog eens je nieuwe leidinggevende gaat worden. Je hoeft op de werkvloer niet allemaal vrienden van elkaar te zijn, maar het is wel zo prettig als je toch iets van een klik hebt met elkaar, ook al is het tijdelijk. Gaat jullie vaste office manager binnenkort met zwangerschapsverlof of een sabbatical en start er daarom bij jullie binnenkort een nieuwe, tijdelijke interim officemanager? Dan ben jij als Support Professional waarschijnlijk degene die het meest intensief met deze persoon zal gaan werken. Een uitdaging? Soms wel, maar deze tips lukt het wel.

Het is maar tijdelijk

Een interim officemanager komt (de naam zegt het al) altijd tijdelijk. Meestal omdat de vaste officemanager er tijdelijk niet is. Soms omdat er nog een vacature ingevuld moet worden of in zeer drukke tijden om een andere office manager te ondersteunen en van frisse ideeën te voorzien. De voornaamste taak is om de afdeling draaiende te houden totdat de vaste office manager weer terug is of tot er een nieuwe vaste medewerker is aangenomen. Heb je geen persoonlijke klik met deze persoon, maak je dan geen zorgen en bedenk je ‘het is maar tijdelijk’. Dat werkt een stuk prettiger.

Ga samen koffie drinken

Als support professional weet je natuurlijk alles over het bedrijf. Je bent immers de spin in het web tussen de office manager en de werkvloer. Je bent van alle markten thuis en weet wie welke taken uitvoert. De interim office manager heeft veel aan deze kennis.  Zorg er daarom voor dat relevante informatie wordt overgedragen en investeer hier voldoende tijd in. Daarnaast is het goed om tijdens de werkdag koffie of theepauzes in te lassen. Laat het werk lekker op het bureau liggen en neem de tijd om elkaar te leren kennen en zo informatie te delen. Door een meer relaxte setting, zonder rinkelende telefoons en nieuwe e-mails, kun je rustig kennis delen en elkaar een beetje beter leren kennen.

Bied ondersteuning

Als de interim office manager bijvoorbeeld is gekomen om de afdeling te reorganiseren of nieuwe werkprocessen te implementeren, dan is jouw steun van doorslaggevend belang. Bied daarom je hulp aan, zodat de interim zich volledig kan focussen op zijn of haar opdracht. Dat zal zeker op prijs worden gesteld. En dit draagt natuurlijk ook bij aan jouw eigen werkgeluk.

Leer van de tijdelijke Officemanager

Interims zijn net als jij echte professionals en hebben vaak al bij verschillende bedrijven en organisaties gewerkt. Je kan misschien wel veel leren van hun ervaring(en) en expertise. En misschien brengt deze persoon ook nieuwe inzichten, ideeën en tools mee waar jij en je collega’s optimaal van kunnen leren en profiteren. Probeer niet meteen te oordelen als de interim office manager met nieuwe ideeën komt. En zet ook vooral je hakken niet in het zand. Mocht er iets zijn waar je het niet mee eens bent, breng dit dan gerust naar voren. Een beetje interim office manager kan daar prima mee omgaan.

In de meeste gevallen is het werken met een interim office manager dus een tijdelijke situatie die je bovendien zal verrijken. Profiteer hiervan. Als individu en als team zal je er alleen maar van groeien.