Ondersteuning bieden aan de HR-afdeling van je organisatie

De taken en verantwoordelijkheden van een HR-afdeling kunnen sterk variëren tussen bedrijven. Een groter bedrijf zal over het algemeen ook wat meer geautomatiseerde processen hebben dan een (kleiner) MKB-bedrijf. Dit heeft invloed op de uit te voeren werkzaamheden, vooral in drukke perioden. Het kan dan ook voor de hand liggen dat de HR-afdeling een beroep doet op jou als ondersteuner om te helpen met een aantal (administratieve) werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwerken van de uren van medewerkers en/of de ziek en herstelmeldingen. Bij (kleinere) MKB-bedrijven kan het ook voorkomen dat een manager of directeur zelf ook een aantal taken op zich neemt. Dit is te begrijpen, maar niet heel efficiënt. De secretaresse kan hierbij dus van toegevoegde waarde zijn. Bij welke werkzaamheden zou je nog meer kunnen ondersteunen?

Een centraal (software)systeem

Om wekelijks tot een sluitende personeelsplanning te kunnen komen, is het zaak om op de hoogte te zijn van ziek- en hersteld meldingen en van de vakantieplanning van alle medewerkers. Bij sommige bedrijven is het het proces van het melden en aanvragen van verlof zo geregeld dat de secretaresse dit noteert. Ook kan zij belast zijn met het verwerken van de ziek- en hersteld meldingen. Medewerkers geven de melding dan eerst telefonisch of via e-mail door, waarna de secretaresse alle meldingen verwerkt in een (software)systeem. Dit proces echter geoptimaliseerd worden, bijvoorbeeld door het aanschaffen van een workforcemanagementtool. Dit is een tool die collega’s de mogelijkheid biedt om diens afwezigheid direct door te geven via een App of een online dashboard. De meldingen zijn direct zichtbaar voor de HR-afdeling van de organisatie. De secretaresse hoeft deze meldingen dan niet meer door te voeren en heeft dan weer tijd voor andere werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het opstellen en corrigeren van arbeidsovereenkomsten, het zoeken en boeken van cursussen en opleidingen voor medewerkers en het bijwerken van gegevens in personeelsdossiers. Verder zou je als secretaresse ook nog kunnen ondersteunen bij het opzetten van vitaliteitsprogramma’s en/of andere personeelsaangelegenheden zoals teambuildingsactiviteiten.

Facilitaire zaken rondom de personeelsplanning

De personeelsplanning laat zien wie, wanneer aan een bepaald project werkt. Om ervoor te zorgen dat alle openstaande taken binnen de verschillende projecten tijdig kunnen worden afgerond, is het essentieel dat projectmanagers hun benodigde resources tijdig doorgeven aan het management. De personeelsplanning kent daarbij ook een facilitaire kant. En als secretaresse kan je hierbij ook een rol spelen, bijvoorbeeld door het boeken van (vergader)ruimtes waarin de projectmedewerkers aan de projecten kunnen werken.