Ontwikkel je stakeholder management skills: 7 tips

Als secretaresse ben jij vaak de verbindende factor binnen een organisatie. Je communiceert niet alleen met je collega’s, maar ook met klanten, leveranciers en andere externe partijen. Het beheren van deze relaties, ookwel stakeholder management genoemd, is belangrijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe zorg je ervoor dat al deze ‘stakeholders’ ookk tevreden blijven? In dit blog geven we je praktische tips en voorbeelden om je stakeholder management skills te verbeteren. Lees dus snel verder!

Wat is stakeholder management?

Stakeholder management gaat over het identificeren en begrijpen van de behoeften en verwachtingen van iedereen die betrokken is bij jouw organisatie. Dit kunnen interne stakeholders zijn, zoals je collega’s en leidinggevenden, maar ook externe stakeholders, zoals klanten, leveranciers en partners. Door effectief met hen om te gaan, kun je een positieve werkrelatie opbouwen en behouden, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van de organisatie.

#1 Weet wie je stakeholders zijn

De eerste stap in effectief stakeholder management is het in kaart brengen van al je stakeholders. Maak een lijst van iedereen met wie je regelmatig contact hebt, zowel intern als extern. Denk hierbij aan collega’s, leidinggevenden, klanten, leveranciers en samenwerkingspartners. De volgende stap is om de lijst te analyseren en te prioriteren. Niet alle stakeholders hebben namelijk dezelfde invloed of verwachtingen, dus het is belangrijk om te bepalen wie de grootste impact heeft op jouw werk en wie de meeste aandacht nodig heeft.

#2 Begrijp de verwachtingen

Hierboven gaven we al aan dat iedere stakeholder andere verwachtingen en behoeftes heeft. Het is jouw taak om deze goed te begrijpen. En dat begint met het voeren van open en eerlijke gesprekken. Stel vragen om te achterhalen wat hun prioriteiten zijn en waar ze waarde aan hechten. Noteer de belangrijke punten zodat je ze later nog eens kunt teruglezen. Dit helpt je niet alleen om de juiste verwachtingen te managen, maar ook om vertrouwen op te bouwen.

#3 Communiceer duidelijk en regelmatig

Effectieve communicatie is belangrijk voor succesvol stakeholder management. Het draait niet alleen om informatie delen, maar ook om actief luisteren en ervoor zorgen dat je stakeholders zich begrepen voelen. Heldere en regelmatige communicatie voorkomt misverstanden en houdt iedereen op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Maak daarbij gebruik van verschillende communicatiemiddelen om goed contact te onderhouden met je stakeholders. Dit kan variëren van e-mails en nieuwsbrieven tot vergaderingen en informele gesprekken. Stem je communicatiestijl af op de voorkeuren van je stakeholders. Sommige mensen hebben liever e-mails, terwijl anderen weer de voorkeur geven aan korte fysieke of telefonische updates.

Tips om de communicatie op gang brengen:

• Zorg ervoor dat je berichten to-the-point zijn. Vermijd vakjargon.
• Neem de tijd om echt te luisteren naar wat je stakeholders te zeggen hebben. Herhaal belangrijke punten om te laten zien dat je hen begrijpt.
• Vraag je stakeholders om hun mening te delen en geef aan dat je hun feedback waardeert.

Voorbeeld:
Je hebt een wekelijkse vergadering met je team waarin je de voortgang van projecten bespreekt. Tijdens deze vergaderingen merk je dat sommige teamleden moeite hebben om de besproken punten te onthouden. Je besluit om na elke vergadering een samenvattende e-mail te sturen met de belangrijkste actiepunten en deadlines. Hierdoor blijven alle teamleden goed geïnformeerd en kunnen ze makkelijker terugvinden wat er is besproken.

#4 Werk aan het vertrouwen

Vertrouwen is de basis van elke sterke werkrelatie. Als je stakeholders weten dat ze op jou kunnen rekenen, zal de samenwerking soepeler verlopen en zullen problemen sneller worden opgelost. Het opbouwen van vertrouwen kost tijd en vraagt om consistentie, transparantie en betrouwbaarheid in je communicatie en acties. Wees daarom altijd eerlijk en transparant in je communicatie. Ook als er problemen of vertragingen zijn. Geef daarbij aan wat je doet om de problemen of vertragingen op te lossen. Doe wat je belooft.

Tips om meer vertrouwen op te bouwen:

• Deel zowel goed nieuws als slecht nieuws tijdig. Transparantie helpt om vertrouwen te behouden, zelfs in moeilijke tijden.
• Zorg ervoor dat je gedrag en communicatie consistent zijn. Dit geeft je stakeholders het gevoel dat ze weten wat ze van je kunnen verwachten.
• Begrijp en respecteer de zorgen en verwachtingen van je stakeholders. Toon begrip en medeleven in je interacties.

Voorbeeld:
Je werkt aan een belangrijk project met een strakke deadline en merkt dat het team moeite heeft om op schema te blijven. In plaats van dit te verbergen, besluit je direct je leidinggevende en het team op de hoogte te brengen van de vertraging. Je legt uit welke stappen je neemt om de situatie te verbeteren en vraagt om hun input. Door eerlijk en transparant te zijn, laat je zien dat je verantwoordelijkheid neemt en bereid bent om samen naar een oplossing te zoeken.

#5 Wees proactief

Proactief zijn betekent anticiperen op de behoeften en verwachtingen van je stakeholders, in plaats van alleen te reageren op wat er op je afkomt. Door problemen en kansen zo snel mogelijk te signaleren, kan je beter inspelen op de wensen en behoeften van je stakeholders en hen laten zien dat je vooruit denkt. Houd je stakeholders op de hoogte van de voortgang. Dit kan via e-mails, statusrapporten of persoonlijke gesprekken.

Tips om proactiever te zijn

• Stel een vast schema op voor het delen van updates, zelfs als er geen grote veranderingen zijn. Dit toont aan dat je betrokken bent en geeft je stakeholders vertrouwen in je aanpak.
• Als je een potentieel probleem ziet opkomen, kom dan meteen met mogelijke oplossingen. Dit laat zien dat je actief meedenkt en verantwoordelijkheid neemt.
• Vraag regelmatig om feedback en input van je stakeholders om beter te begrijpen waar zij mee bezig zijn en hoe jij hen kunt ondersteunen.

Voorbeeld:
Je werkt aan een groot project dat afhankelijk is van tijdige input van verschillende afdelingen. In plaats van te wachten tot er problemen ontstaan door vertraagde input, plan je vooruit en stuur je herinneringen naar de betrokken partijen om hen aan te moedigen hun bijdragen op tijd te leveren. Daarnaast bied je aan om te helpen waar mogelijk, zodat iedereen op schema blijft.

#6 Houd het persoonlijk

Hoewel professionele communicatie belangrijk is, kan het toevoegen van een persoonlijke touch je relatie met stakeholders versterken. Laat zien dat je meer bent dan alleen een zakelijke contactpersoon door interesse te tonen in hun leven en welzijn.

Zo voeg je een persoonlijke touch toe

• Tijdens informele gesprekken, vraag je naar hobby’s, interesses en plannen voor het weekend. Dit laat zien dat je geïnteresseerd bent in wie ze zijn buiten het werk.
• Neem de tijd om  om waardering te tonen voor hun bijdragen of om hen te feliciteren met het behalen van persoonlijke mijlpalen.
• Plan informele bijeenkomsten zoals lunches of teambuildingactiviteiten waarbij je de kans krijgt om je stakeholders op een informele manier te leren kennen.

Voorbeeld:
Tijdens een vergadering met een klant, kom je erachter dat ze fan zijn van een bepaalde sportteam. De volgende keer dat je hen ontmoet, breng je het onderwerp ter sprake en feliciteer je hen met de recente overwinning van hun team. Het zijn vaak de simpele dingen die het verschil maken.

#7 Blijf leren en ontwikkelen

Stakeholder management is altijd een continu leerproces. Investeer ook in je eigen professionele ontwikkeling door het volgen van trainingen, het lezen van boeken en/of het bijwonen van seminars en workshops.

Tips om je verder te ontwikkelen:

• Vraag regelmatig om feedback van je collega’s, leidinggevenden en stakeholders om te weten waar je je nog zou kunnen verbeteren.
• Blijf op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en trends en pas deze toe in je werk.
• Maak gebruik van professionele netwerken en mentorships om van anderen te leren en je vaardigheden verder te ontwikkelen.

Door te oefenen met effectief stakeholder management, kan je niet alleen je werk beter doen, maar ook de werksfeer verbeteren en bijdragen aan het succes van de organisatie.