Praktische schrijftips voor jou als secretaresse

Schrijf jij met gemak goede en leesbare teksten of vind je het lastig? Ben jij sterk in het schrijven van formele brieven, maar duurt het eeuwen om een originele uitnodiging aan je team te sturen voor bijvoorbeeld een teamuitje? Geen paniek! Ik geef je graag een aantal schrijftips die je meteen kunt toepassen in de praktijk.

1 Wat wil jij vertellen?

Het meest belangrijke aan een goede tekst is om vooraf te bepalen waarover jij gaat schrijven. Kies een onderwerp en bepaal welke visie/mening je wil overbrengen en wat het doel is van de tekst. Is het een informatief stuk? Of juist meer engagerend (connectie voelen met een ander) of een meer motiverend artikel? Dit helpt je om doelgericht te schrijven en het voorkomt dat je niet alle kanten opgaat met je verhaal.

2 Ken je doelgroep

Als jij weet voor wie je schrijft, dan kun je je schrijfstijl en taalgebruik daarop aanpassen. Als jij je schrijfstijl afstemt op de lezer dan profiteert de lezer daarvan omdat de tekst dan makkelijk leesbaar is voor hem/haar.

3 Werk met kopjes

De belangrijkste regel voor het schrijven van duidelijke, goed leesbare teksten is toch wel om kopjes te gebruiken. Daarnaast helpt het als je een duidelijke inleiding en conclusie opneemt in je stuk. Ik werk altijd graag met kopjes, omdat het voor overzicht en structuur in je tekst zorgt. Het maakt de tekst ook beter leesbaar. Denk maar aan eens een hele lap tekst, die sla je het liefst meteen over. Toch?

4 Zorgvuldig

Zodra je tekst klaar is, lees je deze nog even goed door op spelling & grammatica en mogelijke typefouten. Laat ook een ander de tekst nog even lezen. Twee paar ogen zien meer dan 1.

5 Keep it stupid simple

Schrijf duidelijk en maak korte zinnen. Gebruik opsommingen en kopjes. Vermijd moeilijk taalgebruik. Lezers haken af als je moeilijke, deftige woorden gebruikt. Dus mijn advies is om het stupid simple te houden.

• Je kent het wel…
• Uit onderzoek blijkt…
• In dit artikel ga je ontdekken waarom…
• Jarenlang deden wij dit verkeerd. Totdat we ontdekten dat…
• Als je dit leest, heb jij er ook last van:

Wat je ook kunt doen, is beginnen met een korte anekdote. Mensen zijn namelijk voorgeprogrammeerd om op te gaan in verhalen, mits die een beetje goed verteld zijn. Niet voor niets is storytelling al jaren een hot item.

En wat heel goed werkt, is beginnen met één of meerdere vragen.

Wat zorgt ervoor dat de lezer ‘s nachts naar het plafond staart? Eén of meerdere van deze vragen achter elkaar zorgen ervoor dat hij in je tekst wordt gezogen. Het maakt hem nieuwsgierig naar wat je nog meer te vertellen hebt.

Geschreven door Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van, en virtual assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel. www.shiftos.nl – caro@shiftos.nl – 06-13624375