Praktische tips voor een goede check-in van je online vergadering

door Ingeborg · 30 juni 2021

Er is geen gebrek aan advies over hoe je geweldige online vergaderingen kunt houden, veelgemaakte fouten kunt voorkomen en hoe je jouw aanwezigheid kunt verhogen. Om ervoor te zorgen dat iedereen met zijn of haar volle aandacht bij de vergadering aanwezig is, kan je als organisator de vergadering beginnen met een check-in: een eenvoudige en effectieve manier om een bijeenkomst te beginnen. Kenmerkend voor een goede check-in zijn goede vragen. Hierbij enkele praktische tips voor een effectieve check-in:

Zorg voor een duidelijke, eenvoudige vraag (geen samengestelde vraag). Enkele voorbeelden: Noem eens één woord om te beschrijven hoe je je voelt? Wat is één ding dat je verrast heeft aan het thuiswerken? Wat is jouw persoonlijke weersvoorspelling? Wat ben je aan het bingewatchen of luisteren?
Laat voorbereiding toe. Pauzeer en geef mensen 30 seconden om na te denken over hun antwoord en stel voor dat ze hun antwoord opschrijven. Dit helpt introverte mensen zich voor te bereiden en vermindert hun angst, en het helpt voorkomen dat extraverte mensen te veel delen of doorpraten. Het helpt mensen ook om te luisteren in plaats van geobsedeerd te zijn door hun antwoord.
Stel een limiet in (en handhaaf deze). Instrueer de deelnemers om zich te beperken tot één zin, één woord en geef daaraan ook een tijdslimiet. Geef voor de eerste overtreding een vriendelijke herinnering. Als de volgende deelnemer ook te lang aan het woord is, bevestig dan de opmerking en herhaal het doel van de limiet: “Bedankt voor je inzicht, Tom. Laten we allemaal onthouden dat we beperkt de tijd hebben en dat er nog 8 mensen zijn die de vraag ook nog mogen beantwoorden. Zorg ervoor dat je zacht maar krachtig onderbreekt ter ondersteuning van de groep. Als je dat niet doet, geef je toestemming om de regel te negeren.
Maak deelname optioneel. Sommige mensen zijn misschien al vermoeid omdat ze met hun vijfde vergadering van de dag bezig zijn… Kondig daarom van tevoren aan dat mensen het recht hebben om te ‘passen’. Het is onvermijdelijk dat er enige sociale druk zal ontstaan om toch deel te nemen, maar het moet wel veilig zijn voor deelnemers om zich af te melden.
Pas op voor onuitgesproken normen of vooroordelen. Groepen kunnen vervallen in patronen die de expressie beperken, zoals “houd het positief en geen klachten“, waardoor mensen die niet altijd even positief zijn zich buitengesloten voelen. Als host kan je dan proactief aangeven dat meerdere perspectieven worden gewaardeerd of – als je een trend opmerkt – vraag dan wie er een ander of tegengesteld perspectief heeft.
Inchecken lijkt misschien een spreekactiviteit, maar het is echt een luisteractiviteit. Misschien wel het belangrijkste is om de groep eraan te herinneren dat, hoewel ze worden gevraagd om te spreken, het hun taak is om meer te luisteren dan te praten. Daarom is het belangrijk om hun antwoord op te schrijven. Het stelt iedereen in staat om naar anderen te luisteren in plaats van de hele tijd te besteden met het bedenken van het perfecte antwoord op de vraag.