Praktische tips voor een nog beter e-mailbeheer

Wil jij effectief e-mailbeheer mogelijk maken? Voor jezelf en voor je manager? De praktische tips in dit blog kan je meteen al toepassen. Ben jij klaar om de verandering en de Mindset van jullie beiden te omarmen? Laten we snel beginnen!

Verminder de hoeveelheid mails

Begin meteen met het verminderen van de hoeveelheid e-mails die in de Inbox terechtkomen. Dat kan je o.a. bereiken door:

• Nieuwsbrieven automatisch naar een aparte map te sturen
• De tijd te nemen om je af te melden voor bepaalde reclame/mails
• Bespreek met je manager welke e-mails hij/zij in hun mailbox wil zien. Het gesprek kan dan leiden tot nog meer ideeën op het gebied van effectief e-mailbeheer.

Communiceer en maak de verantwoordelijkheden en taken inzichtelijk

Soms twijfelen managers of zij hun mailbox wel echt willen delen met zijn of haar secretaresse. Maak  je geen zorgen als ook bij jou het geval is! Wees transparant en leg uit waarom je graag zijn of haar mailbox wilt beheren. Wees ook geduldig; het kan even duren voordat je manager je volledig vertrouwt met zijn mailbox. Probeer onderstaande strategieën om de voordelen duidelijk te maken:

• Stel een proefperiode voor; begin bijvoorbeeld met het alleen afmelden voor spam. Ze zullen versteld staan ​​hoeveel schoner de Inbox aanvoelt en eruitziet!
• Begin eerst met het beheren van een enkele map. Je manager zal snel de toegevoegde waarde zien ]als jij er gemakkelijk mee omgaat.
• Stel samen een “e-mailbox-plan” op waarin je de taken en verantwoordelijkheden van jullie beiden opschrijft.
• Blijf communiceren: vertel je manager altijd wat je doet of wat je hebt gedaan met bepaalde e-mails. Waar heb je ze neergezet? Heb je een e-mail beantwoordt namens hem (of haar), laat hem of haar dan ook even weten of er nog verdere actie nodig is.
• Stel prioriteiten: Markeer belangrijke e-mails als ‘belangrijk’ of ‘urgent’ en bespreek dat ook met elkaar. Archiveer minder belangrijke e-mails om de inbox schoon te houden.

Houd de mailbox overzichtelijk

Maak duidelijke mappen en labels of kleurcategorieën in Outlook aan, zodat je manager gemakkelijk e-mails kan vinden. Zorg ervoor dat de mappen en labels logisch en gemakkelijk te begrijpen zijn.

• Gebruik een takenlijst: Versleep je e-mails naar de takenlijst in Outlook. Op die manier gaan jullie bewust ongelezen e-mails openen met de intentie om actie te ondernemen (een taak te voltooien). En je helpt je manager ook met prioriteiten stellen aan de e-mails die hun aandacht (op  korte termijn) nodig hebben.

Houd het simpel

Hoe eenvoudiger je het beheer van je mailbox kunt maken, hoe gemakkelijker het zal zijn om snel te vinden wat je zoekt. Maak de Inbox van je manager intuïtief door e-mails direct naar de juiste map te verplaatsen en zoektermen te (her)gebruiken om snel e-mails te vinden.

• Maak snelle stappen aan om bepaalde taken te automatiseren. Hoe je dat doet lees in in het blog “De Snelle Stappen functie in Outlook“

We hopen dat deze tips je helpen bij effectief beheren van de mailbox van je manager. EN vergeet vooral niet dat je deze tips natuurlijk ook voor jezelf zou kunnen gebruiken!

Heel veel succes!

Mocht je nog aanvullingen hebben, deel het in de reacties onder dit artikel!