Praktische tips voor je zakelijke e-mail

Net zoals bij een zakelijke brief is het bij een zakelijke e-mail van belang om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. In dit artikel hebben we er een aantal voor je verzameld.

Houd het kort

Dagelijks krijgen we al zoveel mails binnen, en allemaal moeten ze gelezen worden… Des te belangrijker dus om je mails lekker kort en krachtig te houden (wel zonder brutaal over te komen).

Ga je toch een lange e-mail verzenden? Verdeel je bericht dan in verschillende paragrafen. Dat leest een stuk makkelijker dan zo’n lange “brok” tekst.

Kies het juiste onderwerp

Zorg altijd dat de lezer direct weet over welk onderwerp je mail gaat. Vermeld daarbij ook de data als het bijvoorbeeld gaat over verslagen en/of agenda’s.

Werk je met klantnummers of debiteur nummers? Vermeld deze dan ook in de onderwerpregel. Dit is wel zo handig voor als je op zoek bent naar een specifieke e-mail (of klacht) van een klant van een paar weken geleden.

Goed voorbeeld: Klantnummer xx – Vraag over abonnement
Slecht voorbeeld: Vraagje?

Goed voorbeeld: verslag bijeenkomst MT d.d. 1 maart 2021.
Slecht voorbeeld: bijeenkomst MT

Kies duidelijke namen voor de bijlage(n).

Bijlagen met de naam “image1”, “image2” en “image3” zijn verwarrend. Vergeet niet dat de ontvanger de bestanden waarschijnlijk ergens wil opslaan. En dan wil hij ze ook later nog eens terug kunnen vinden.

Tip: Gebruik net als bij de onderwerpregel duidelijke titels in je bijlage. Dus niet “Rapport” maar “Rapport openstaande debiteuren week X”. Dit scheelt je weer zoekwerk mocht je het zelf nodig hebben.

Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print?!

Duurzaam zijn is zeker een actueel en belangrijk thema. Daar zijn we het echt wel over eens, maar wees nou eerlijk: hoeveel mensen printen al hun zakelijke e-mail nog uit? Een beetje overbodig dus om deze zin onderaan je e-mails te zetten.

Wil je toch de activist uithangen? Vraag mensen dan om minder het vliegtuig te pakken, want dat maakt pas echt een verschil.

Cursus Brieven en zakelijke e-mails schrijven

Wordt er van jou verwacht dat jij regelmatig correcte en klantgerichte e-mails en brieven schrijft Bekijk en vergelijk dan de verschillende aanbieders en vraag direct een gratis brochure aan.

Meer tips lezen? Surf dan naar het blog van Schrijfvis.nl