De representatieve rol van secretaresses voor bedrijven

Het klassieke en stereotype beeld van de secretaresse of secretaris als uitsluitend volgzame uitvoerder is voorgoed verleden tijd. Je kunt je zelfs afvragen of dat beeld ooit reëel geweest is. De secretaresse, personal assistant of management assistent van tegenwoordig is veel meer dan de ondersteunende functionaris die telefoon en agenda beheert, netjes alle nota’s, brieven en verslagen uittypt en alle kopieën consciëntieus administreert. Meer en meer ontwikkelt ze zich tot een spil in diverse bedrijfsprocessen, een netwerker en een proactieve rechterhand die zowel bij interne als externe klanten een cruciale rol vervult.

Een functionaris waar je niet omheen kunt

Voor de managers die aan haar zorgen zijn toegewezen, is zij het stabiele rustpunt. Zij heeft de touwtjes in handen en bewaakt zowel de grote lijnen als de noodzakelijke details. Dat vraagt natuurlijk wel wat van de benodigde competenties. De secretaresse of personal assistent anno nu is niet alleen de betrouwbare ondersteuner, maar ook steeds meer een planner en organisator. En omdat veel werkzaamheden tegelijkertijd plaatsvinden, een volleerde multitasker die in staat is van moment tot moment te schakelen en prioriteiten te heroverwegen. Een professionele functionaris die te allen tijde correct is, aandacht geeft en snel kan beslissen. Het is geen wonder dat de secretaresse van nu een steeds grotere rol vervult bij het contact met klanten en derden en daarmee mede het gezicht van een bedrijf bepaalt. Hierdoor, zeker wanneer er snel zaken goed georganiseerd moeten worden, zien we secretaresses ook steeds meer beschikken over een actief en direct in te schakelen netwerk. Een slim bedrijf profiteert hiervan en beloont zijn secretaresses conform de veranderde rolopvattingen en ambitieniveaus.

Een intern en extern visitekaartje

Waar vroeger de secretaresse een extensie was van de manager voor wie ze werkte, tegenwoordig is de moderne management assistant een volwaardige sparring partner geworden, die met haar collega-secretaresses de ruggengraat van een bedrijf kan vormen. Haar rol in de dagelijkse operatie van een bedrijf wordt steeds crucialer en steeds zelfstandiger. Dit is zeker het geval wanneer een bedrijf internationaal opereert en er soms fysiek een afstand kan bestaan tussen management en secretaresses. In een dergelijke situatie is het logisch dat ze beschikt over een grotere beslissingsbevoegdheid en gemakkelijker bereikbaar is voor alle partijen, zowel intern als extern. Dat betekent dat het ook steeds vaker de secretaresse is, die haar contactgegevens aan de buitenwereld bekend maakt.

Fysiek netwerken

En dan is het ook logisch dat de moderne secretaresse zowel bij bezoeken aan externe partijen, bij sollicitatieprocedures en bij bezoeken aan het bedrijf waarvoor ze werkt, kan beschikken over zelf ontworpen flyermateriaal en visitekaartjes waarop haar contactgegevens staan. Voor contact met de managementlaag voor wie ze werkt, fungeert ze sowieso altijd al als gatekeeper. Maar in de werksituatie van nu is haar takenpakket uitgebreider.

De secretaresse anno nu mag zich zowel online als offline profileren als de professional die ze eigenlijk al heel lang is!