Zet jij de handtekeningfunctie al slim in om tijd te winnen?

door Ingeborg · 19 november 2024

Met de handtekeningfunctie in Outlook kun je eenvoudig standaardafsluitingen, zoals ‘Met vriendelijke groet’, automatisch toevoegen aan al je e-mails. Maar wist je dat je de handtekening in Outlook kunt aanpassen om veel meer functionaliteit toe te voegen? Zo kun je niet alleen je naam en contactgegevens opnemen, maar ook je telefoonnummer, bedrijfsnaam of zelfs complete standaardmails. Door je handtekening in Outlook aan te passen, zorg je voor consistentie in je communicatie en bespaar je tijd doordat je niet steeds dezelfde informatie hoeft in te voeren.

Hoe maak je een e-mailhandtekening?

Laten we beginnen met de basis. Zo maak je een handtekening in Outlook:

Open een nieuw e-mailbericht en klik op “Handtekening” in de werkbalk.
Of ga naar Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen.
Klik op “Nieuw” en geef je handtekening een naam, bijvoorbeeld “Standaardmail afspraakbevestiging”.
Typ in het tekstvak de tekst die je wilt gebruiken als handtekening. Dit kan je standaard afsluiting zijn, maar ook hele e-mails die je regelmatig verstuurt, zoals een bevestiging van een afspraak of een bedankmail na een vergadering.
Je kunt ervoor kiezen om je handtekening automatisch toe te voegen aan nieuwe e-mails, maar ook alleen bij antwoorden of doorgestuurde berichten. Dit helpt om je communicatie professioneel en consistent te houden.
Klik op “OK” om je handtekening op te slaan.

Wil je je handtekening in Outlook aanpassen?

Ga dan naar Bestand > Opties > E-mail en klik op Handtekeningen. Selecteer dan de handtekening die je wil aanpassen. Je kunt nu de tekst aanpassen, zoals het wijzigen van je contactgegevens of het toevoegen van een nieuwe titel. Wil je extra elementen toevoegen, zoals een bedrijfslogo of een link naar je website? Klik dan op de bijbehorende pictogrammen om afbeeldingen of hyperlinks toe te voegen. Als je klaar bent, dan klik je op OK en sla je de wijzigingen op. Zo blijft je handtekening altijd up-to-date.

Tips om je e-mailhandtekening te optimaliseren

Nu je weet hoe je een handtekening kunt instellen, is het tijd om te kijken hoe je de handtekeningfunctie nog beter kunt benutten. Hier zijn drie tips om je e-mailhandtekening verder te optimaliseren.

#1 Voeg je bedrijfslogo toe

Een visueel element zoals een bedrijfslogo in je handtekening maakt je e-mails meteen professioneler en zorgt ook voor merkherkenning. Ontvangers zien direct met welk bedrijf ze te maken hebben, wat bijdraagt aan de professionaliteit van je communicatie.

Zo voeg je een logo toe aan je handtekening:

Ga naar de handtekeninginstellingen zoals hierboven beschreven.
Klik in het tekstvak op de plek waar je het logo wilt invoegen.
Klik op het afbeeldingspictogram en upload je bedrijfslogo.
Zorg ervoor dat het logo op de juiste grootte is ingesteld om te voorkomen dat je e-mails te zwaar worden.
Let er wel op dat het logo niet te groot is, zodat het de laadsnelheid van je e-mails niet beïnvloedt.

#2 Maak verschillende handtekeningen aan voor verschillende situaties

Je kunt in Outlook meerdere handtekeningen aanmaken en je kunt de handtekening aanpassen om beter aan te sluiten bij verschillende soorten communicatie. Zo kun je bijvoorbeeld een formele handtekening instellen voor externe klanten en een informele handtekening voor interne collega’s. Daarnaast is het mogelijk om specifieke handtekeningen te creëren voor e-mails met vergaderstukken of notulen. Door je handtekening in Outlook aan te passen en meerdere varianten te gebruiken, kun je gemakkelijk schakelen tussen diverse e-mailstijlen die passen bij de situatie en je doelgroep.

#3 Voeg links naar je website en Social Media toe

Wil je meer interactie en bekendheid genereren via je e-mails? Voeg dan links naar je website en social media profielen toe in je handtekening. Dit is een eenvoudige manier om ontvangers te wijzen op je online aanwezigheid en hen de mogelijkheid te geven meer over jouw bedrijf te weten te komen of je te volgen.

Zo voeg je links toe aan je handtekening:

Ga naar de handtekeninginstellingen en typ de naam van de website of het social media platform (bijvoorbeeld ‘LinkedIn’ of ‘Website’).
Selecteer de tekst en klik op het hyperlinkpictogram.
Voeg de URL van je website of social media profiel toe en sla je handtekening op.
Door links naar je LinkedIn-profiel of bedrijfswebsite op te nemen, kun je de interactie met je netwerk vergroten en zorg je ervoor dat ontvangers makkelijk toegang hebben tot meer informatie over jou of je bedrijf.

Waarom is de handtekeningfunctie zo handig?

De handtekeningfunctie is een krachtige tool die vaak wordt onderschat. Door je handtekening in Outlook aan te passen, kun je niet alleen snel en consistent communiceren, maar ook je merkidentiteit versterken en tijd besparen. De handtekeningfunctie in Outlook biedt je ook de mogelijkheid om meerdere handtekeningen in te stellen voor verschillende situaties, een bedrijfslogo toe te voegen en links naar je Social Media op te nemen. Hierdoor wordt je handtekening meer dan alleen een afsluiting; het wordt een nuttig visitekaartje dat je productiviteit verhoogt en je professionaliteit benadrukt.