Slimmer omgaan met de werkzaamheden op het secretariaat

Lean werken op het secretariaat hoor je steeds vaker. Het kan onder andere gerealiseerd worden door het slimmer inrichten van de processen – ook op het secretariaat. Deze tips helpen je een handje.

Agendabeheer kan slimmer

Hoewel managers steeds vaker zelf afspraken inplannen, is complex agendabeheer nog steeds een groot onderdeel van ons dagelijks werk. Gebruik je Outlook? Dan zijn er nog veel tips beschikbaar om slimmer te kunnen werken. Zo kan het slepen van een e-mailbericht naar de agenda je bijvoorbeeld al heel veel tijd besparen. Op deze manier maak je bijvoorbeeld van een e-mailbericht een afspraak. En als je met twee schermen werkt, dan is het nog handiger: je sleept een e-mailbericht in no time naar de juiste plek in de agenda van je manager.

Wil je extra uitleg over slepen in Outlook? Lees dan ook het artikel 3 slimme Outlooktips voor secretaresses eens.

Werk met Kanban

Start je dag met je collega’s bij een kanban board (dat kan bijvoorbeeld een whiteboard zijn) en neem dan de post-its (de werkzaamheden) die op het bord staan samen door en verplaats ze naar de kolommen “To do”, “Doing/in progress” of “Done”. Op deze manier heb in je in een halftje uur de hele werkweek doorgenomen! Hoe je slimmer kunt werken op het secretariaat met Kanban lees je in dit artikel.

Slimmer vergaderen

Denk goed na of de vergadering echt noodzakelijk is en wie daarbij aanwezig moet zijn. Beperk het aantal deelnemers; hoe meer mensen een mening willen geven, hoe langer de vergadering duurt… Begin ook met het belangrijkste agendapunt, dan heb je dat alvast binnen. Beperk de vergadertijd tot maximaal 1 uur. Kun jij je wel langer concentreren? Das knap! Maar de meeste mensen verliezen na een uur (intensief) vergaderen de aandacht.

Heb jij nog meer tips voor het slimmer omgaan met de werkzaamheden op het secretariaat? Deel het met ons via onderstaand formulier!