10 tips om samen te werken in een gedeelde Outlook mailbox

Samenwerken in een gedeelde Outlook mailbox kan soms chaotisch en tijdrovend zijn, maar met de juiste aanpak kan het je workflow juist versnellen en overzichtelijker maken! Goede afspraken maken en handige tools zijn hierbij onmisbaar. In dit artikel vind je 10 tips om efficiënt samen te werken in een gedeelde Outlook mailbox, zodat je nooit meer een belangrijke e-mail mist en direct ziet wie, waarmee bezig is.

#1 Werk met labels om structuur aan te brengen

Bij het werken in een gedeelde Outlook mailbox is het aan te raden om het overzicht te behouden met behulp van labels. In het tabblad Start vind je de optie Categoriseren. Hiermee kun je kleuren en labels toewijzen aan e-mails, wat ideaal is voor het werken met meerdere collega’s in dezelfde mailbox.

Geef ieder teamlid vervolgens een eigen kleur. Op die manier ziet iedereen in een oogopslag welke e-mails bij wie horen. Om de kleur een naam te geven, klik je op Alle Categorieën en vul je de naam van de collega in. Zo werkt elke collega aan zijn of haar eigen taken zonder enige verwarring.

Extra Tip:
Om goed op de hoogte te blijven van de afgehandelde e-mails, kun je een map: ‘Afgehandeld + naam collega’ maken. Iedereen kan dan de afgehandelde mails van anderen doorlopen, zodat iedereen weet wat er speelt zonder dat belangrijke zaken dubbel worden behandeld.

#2 Maak gebruik van Snelle stappen

Snelle Stappen is een handige functie in Outlook waarmee je standaardacties met één klik kunt uitvoeren. In het tabblad Start vind je deze optie onder Snelle Stappen. Hiermee kun je bijvoorbeeld een actie instellen voor vaak voorkomende taken, zoals het doorsturen van een factuur voor goedkeuring.

Meer informatie nodig over deze handige functie? Lees het in deze Snelle Stappen handleiding.

#3 Gebruik regels om inkomende e-mails automatisch te ordenen

Met regels in Outlook kun je bepaalde inkomende e-mails automatisch laten verplaatsen naar specifieke mappen of laten markeren met een label. Dit is een enorm handige manier om structuur aan te brengen, zeker als er veel e-mails binnenkomen in de gedeelde mailbox. Ga naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren om een nieuwe regel in te stellen. Stel bijvoorbeeld in dat nieuwsbrieven automatisch naar een ‘Nieuwsbrieven’ map gaan. Door gebruik te maken van regels, hou je de inbox overzichtelijk en wordt niemand overweldigd door een stroom aan inkomende berichten.

#4 Sleep e-mails naar de agenda of takenlijst voor overzicht

Een handige manier om actiepunten te volgen, is door e-mails naar de agenda of takenlijst te slepen. Zo maak je van een e-mail meteen een afspraak of een taak. Lees het stappenplan in het blogbericht “Sleep jij al in Outlook?”

#5 Communiceer met notities in de e-mail

Gebruik notities of commentaar om belangrijke informatie direct bij de e-mail te plaatsen zonder de inhoud te veranderen. Dit kan bijvoorbeeld in de onderwerpregel (zoals ‘Check dit nog even bij <naam manager>’) of in de notities van een e-mailconcept. Op deze manier kun je collega’s een update geven zonder een extra e-mail te sturen. Dit werkt vooral handig als een e-mail overgedragen wordt aan een andere collega.

#6 Gebruik de ‘Opvolgen’ functie

In Outlook kun je e-mails een vlag meegeven om ze op te volgen. Dit is handig voor berichten die nog actie vereisen of waar je later op wilt terugkomen. Door op de vlag te klikken en eventueel een deadline toe te voegen, kan iedereen in de gedeelde mailbox zien welke e-mails nog niet zijn afgehandeld. Dit voorkomt dat actiepunten over het hoofd worden gezien.

Tip: Je kunt ook aangepaste vlaggen maken met een opmerking, zoals ‘Terugkoppeling nodig van <naam klant>’ of ‘Afwachten op goedkeuring van <naam manager>’.

#7  Stel een standaard werkverdeling in

Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor welke e-mails. Dit kan bijvoorbeeld op basis van onderwerp (zoals vragen over HR of financiële aanvragen) of op basis van klantsegmenten. Een vast aanspreekpunt per onderwerp of klant zorgt voor continuïteit en voorkomt misverstanden.

#8 Werk met automatische handtekeningen

Bij een gedeelde Outlook mailbox is het handig om een automatische handtekening in te stellen met de naam van degene die de e-mail afhandelt. Op deze manier weet de klant altijd bij wie ze terecht kunnen voor verdere opvolging. In Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen kun je handtekeningen instellen per gebruiker. Dit zorgt voor een persoonlijke touch.

#9 Gebruik te verwante items functie

De Verwante items functie maakt het mogelijk om in één klik een overzicht te krijgen van alle e-mails, afspraken, en taken die aan dezelfde afzender of hetzelfde onderwerp zijn verbonden. Je kunt het zien als een soort ‘dossier’ waarin Outlook alles verzamelt wat met die ene e-mail te maken heeft. Dit voorkomt dat je handmatig door je inbox moet zoeken naar gerelateerde berichten. Je gebruikt de verwante items functie door op een mail te klikken en dan op de rechtermuisknop. Daar kan je kiezen voor Berichten in dit gesprek of berichten van afzender. 

#10 Plan een wekelijkse opschoning

Een gedeelde mailbox kan snel vol raken met oude en niet-essentiële e-mails. Plan daarom wekelijks of maandelijks een moment om oude e-mails op te schonen en te archiveren. Verplaats belangrijke, maar afgehandelde e-mails naar een archiefmap en verwijder overbodige berichten. Dit houdt de mailbox overzichtelijk en gebruiksvriendelijk voor het hele team.